Dla każdego menedżera, spotkania zespołowe stanowią ważny element zarządzania. To podczas tych spotkań możemy skupić się na budowaniu relacji z pracownikami, motywowaniu ich do pracy, oraz ustalaniu bieżących zadań. Kluczowym narzędziem menedżerskim w tym procesie są pytania. Jakie pytania zadawać, aby osiągnąć te cele? Oto kilka wskazówek dla menedżerów.
Jak prowadzić spotkania zespołu?
Niektórzy managerowie zgłaszają mi, że nie lubią prowadzić spotkań z pracownikami. Chodzi o spotkania całego zespołu. Nie lubią ich z kilku powodów:
-
- Pracownicy milczą i nie biorą aktywnego udziału w spotkaniu
-
- Pracownicy zgłaszają problemy i pretensje, marudzą
-
- Pracownicy nie podają rozwiązań, ani nie dzielą się pomysłami, a jedynie mają oczekiwania i roszczenia wobec szefa i firmy
-
- Podczas spotkania dużo mówi się o problemach, ale brak jest ustaleń i konkluzji
-
- Pracownicy opowiadają zbyt szczegółowo o swojej pracy, nudzi to ich kolegów, a nic z tego konkretnego nie wynika
W mojej opinii zespół powinien się spotykać i to przekonanie dotyczy większości zespołów. Zwykle doradzam moim klientom, co mogą zrobić podczas spotkania zespołu, aby poprawić jego atmosferę albo przyśpieszyć proces dochodzenia do rozwiązań.
Poniżej dzielę się kilkoma wskazówkami w odniesieniu do wymienionych wcześniej problemów. Chciałbym się jednak skupić głównie na zadawaniu pytań. Jest to rozwiązanie, które proponuję szefom wskazującym problem z zespołem milczącym i mało zaangażowanych w spotkanie, a także z zespołem nazbyt rozgadanym i opowiadający w szczegółach o swojej pracy.
Jaki jest cel spotkania zespołu?
Zanim przejdę do omawiania pytań, jakie warto zadać pracownikom, wspomnę, że wiele zależy od celu spotkania, które organizujesz. Jeśli jest to cykliczne, krótkie cotygodniowe spotkanie, to prawdopodobnie będziecie podsumowywać pracę w tym tygodniu i planować kolejny. Jeśli jest to codzienna odprawa, spotkanie musi być krótkie i bardzo konkretne. A jeśli chcesz by spotkanie miało cel integracyjny bądź edukacyjny, poruszane na nim tematy i zadawane pytania będą miały odmienny charakter.
W tym artykule skupiam się na cyklicznych spotkaniach służących omówieniu bieżącej pracy, problemów i planów. Jeśli chcesz się doweidzieć, jak prowadzić efektywną komunikację w zespole i nie tracić na to czasu, przeczytaj inny nasz artykuł.
Ludzie nie odzywają na spotkaniu? Zacznij im zadawać pytania. Ale nie takie, na których czują się jak na przesłuchaniu. Nie wyłącznie zamknięte, aby czuli się odpytywani lub mieli łatwość odpowiedzenia „Nie” i czuli, że nie ma potrzeby by rozwijali swoją wypowiedź. Zadawaj pytania, które zachęcają do szerszej wypowiedzi na dany temat, do przybliżenia jakiegoś wątku i opowiedzenia o nim.
Oto konkretne pytania, które menedżerowie mogą zadawać na spotkaniach zespołowych, aby skupić się na zadaniach i postępach:
„Jakie zadania masz zaplanowane na ten tydzień?”
„Na jakim etapie realizacji jesteś z tymi zadaniami? Czego potrzebujesz by dokończyć to zadanie? Ile czasu Ci to zajmie?”
„Czy napotkałeś na jakieś trudności podczas wykonywania tych zadań? Jakie?”
„Czy potrzebujesz wsparcia lub dodatkowych zasobów, aby dokończyć te zadania?”
„Co możemy poprawić w naszej współpracy, aby pomóc ci w realizacji zadań?”
Dzięki tym pytaniom menedżerowie mogą skoncentrować się na konkretach dotyczących zadań i efektywnie zarządzać bieżącymi projektami w zespole.
Jeśli szukasz więcej inspiracji znajdziesz je poniżej:
„Jakie cele i priorytety masz na ten tydzień?”
„Czy możesz określić, jakie kroki podjąłeś, aby osiągnąć te cele?”
„Czy jest coś, co może utrudnić realizację tych zadań?”
„Czy potrzebujesz jakiejś pomocy lub wsparcia od zespołu?”
„Czy możesz określić, kiedy planujesz ukończyć te zadania?”
„Czy jest coś, co możemy zrobić, aby zwiększyć twoją produktywność w bieżącym tygodniu?”
„Czy jesteś zadowolony/a z obecnego stanu rzeczy w twoich zadaniach?”
Te pytania pomagają zrozumieć stan postępów i potrzeb pracowników, a także umożliwiają menedżerom udzielenie wsparcia w odpowiednich obszarach. Dodatkowo, skupiają uwagę na konkretnych zadaniach i celach, co jest istotne podczas spotkań zespołowych.
Poczytaj też o tym, jak prowadzić efektywne spotkania zespołów.
