Projekty, zadania, wymiana informacji z nimi związanych oraz kilku/kilkunastoosobowy zespół ludzi pracujący nad ich realizacją. To rzeczywistość wielu przedsiębiorstw. Aby działały sprawnie, niezbędna jest dobra komunikacja wewnętrznato proces zbierania i przekazywania interesariuszom organizacji, a więc jej pracownikom na wszystkich szczeblach, współpracownikom, zleceniobiorcom, podwykonawcom niezbędnych z ich punktu widzenia informacji. Dobrze realizowana komunikacja wewnętrzna jest istotna dla... w firmie. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się, jak ją usprawnić, by poprawić efektywność pracowników, ten artykuł jest dla Ciebie.
Współpracując z właścicielami firm, dostrzegam, że wiele problemów, które ich dotykają, wynika z niewłaściwej komunikacji wewnętrznej. Przedsiębiorcy, zgłaszając się do nas, często mają tego świadomość, ale nie do końca wiedzą, jak ją usprawnić, a podejmowane próby nie zawsze przynoszą oczekiwane efekty. Jakie problemy w komunikacji wewnętrznej najczęściej dostrzegają i jakich wskazówek im udzielamy w SILLEO? Dowiesz się z dalszej części artykułu.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jakie są najczęstsze problemy w komunikacji wewnętrznej w małej firmie?
Najczęstsze problemy, o których mówią nam klienci (właściciele firm), to:
- chaos informacyjny,
- zagubione informacje,
- problemy z docieraniem informacji do odpowiednich osób, do których powinny trafić,
- nadmiar informacji kierowanych do wszystkich pracowników również tych, których nie dotyczą,
- brak konkretnej informacji, kto ma się zająć daną sprawą i oczekiwanie, że znajdzie się chętny, który sam się zgłosi (w efekcie sprawy są niezałatwione, co wpływa na pracę innych osób).
Jeśli dostrzegasz podobne problemy w swojej firmie i zastanawiasz się, jak to wszystko uporządkować, poniżej kilka wskazówek.
Od czego zacząć planowanie komunikacji wewnętrznej w firmie?
Na początek proponuję zacząć od spisania i rozrysowania procesów w firmie. To właśnie one pociągają za sobą konieczność komunikacji. Procesy najlepiej spisać w formie mapy. W tym celu:
- rozrysuj linie komunikacyjne, czyli kto, z kim i w jakiej sprawie się komunikuje,
- określ dotychczasowe kanały komunikacji i narzędzia, jakie są wykorzystywane,
- spisz najczęściej powielane wpadki i błędy w komunikacji (zrób to z zespołem nie sam, mając na uwadze, że nie chodzi tutaj o wzajemne obwinianie się i krytykowanie, a o poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie).
W kolejnym kroku, gdy będziecie wiedzieć, jakie luki występują w komunikacji, postarajcie się maksymalnie uprościć proces i jasno określić:
- kto,
- do kogo,
- w jakiej sprawie,
- w jakiej kolejności,
…ma dzwonić lub pisać.
Dużym ułatwieniem będzie wskazanie właściciela danego procesu w firmie, czyli osoby odpowiedzialnej za efekt całościowy. Pozwoli to uniknąć sytuacji, z którą miałem ostatnio do czynienia – pracownik nie wykonał swojego zadania, termin minął, a zapytany o powód stwierdził, że nie otrzymał potrzebnych informacji. Pracownik nie czuł się właścicielem procesu, więc biernie czekał, zamiast przypomnieć się odpowiedniej osobie i poprosić ją o niezbędne dane.
Komunikacja wewnętrznato proces zbierania i przekazywania interesariuszom organizacji, a więc jej pracownikom na wszystkich szczeblach, współpracownikom, zleceniobiorcom, podwykonawcom niezbędnych z ich punktu widzenia informacji. Dobrze realizowana komunikacja wewnętrzna jest istotna dla... w firmie a kanały komunikacji
Kolejną ważną rzeczą jest wskazanie narzędzi do komunikacji wewnętrznej w firmie. Co jakiś czas, współpracując z przedsiębiorcami, spotykam się z tym, że bardzo ważne informacje, np. o finansach czy dane osobowe, wysyłane są prywatnymi kanałami przez Whatsapp, Skype, w grupach na Facebooku, sms-em, na prywatne adresy e-mail. Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca.
Jeśli w firmie nie ma jasno określonych kanałów komunikacji wewnętrznej, szanse, że dane wydostaną się na zewnątrz, są większe. Wskazanie kanałów i trzymanie się ich, to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale również łatwość odnajdywania informacji (łatwiej je znaleźć np. w dwóch kanałach niż w kilku).
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jakie narzędzia wybrać do zarządzania zadaniami i komunikacji wewnętrznej w firmie?
W poprawie komunikacji wewnętrznej oraz zarządzaniu zadaniami pomogą Ci przeznaczone do tego narzędzia. Osobiście polecam:
- Trello,
- MS Planer,
- Asanę.
Wszystkie dają dużo możliwości i zawierają pomocne usprawnienia. Ułatwiają między innymi przydzielanie zadań właściwym osobom, wyznaczanie terminów realizacji i dają wgląd w postęp prac nad poszczególnymi zadaniami/projektami.
Jeśli chcesz, abyśmy przyjrzeli się komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie i pomogli Ci ją usprawnić, wykorzystując do tego naszą wiedzę i doświadczenie w tym obszarze, zapraszam do kontaktu.
Przeczytaj również -> 4 powody, dla których w Twoim zespole nie ma współpracy.
