W wielu firmach zwyczajem jest prowadzenie rozmów rocznych z pracownikami. Zwykle są to rozmowy podsumowujące dwanaście miesięcy pracy. Jeśli w Twojej firmie jeszcze ich nie ma i chcesz to zmienić lub odbywają się, ale nie wiesz, czy dobrze je prowadzisz, z tego artykułu dowiesz się, jak robić to efektywnie.
Jako doradca wspierający menedżerów, działy HR oraz zarządy firm w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi uważam, że rozmowy roczne dają ogrom korzyści. Czerpią z nich obie strony – pracownik oraz pracodawca czy menedżer.
Rozmowę roczną dobrze jest przeprowadzić z początkiem roku, by podsumować miniony. Rozmowę podsumowującą można też przeprowadzić w dowolnym miesiącu w ciągu roku, np. po każdych kolejnych 12 miesiącach od zatrudnienia danej osoby lub w innym dogodnym dla firmy momencie – dotyczy to szczególnie firm z wysoką sezonowością pracy. Dla mnie jednak najlepszym momentem na uruchomienie procesu jest początek nowego roku.
O czym rozmawiać z pracownikiem podczas rozmowy rocznej?
Być może zastanawiasz się, po co prowadzić rozmowy roczne z pracownikami i o czym podczas nich rozmawiać? Rozmowa podsumowująca to ważna informacja zwrotna dla pracownika na temat całego roku jego pracy. Towarzyszy jej ocena roczna. Ważne by proces oceny rocznej był wspierany rozmową i nie polegał wyłącznie na wysłaniu pracownikowi wypełnionego przez Ciebie arkusza oceny. Dobrze umówić się z pracownikiem na dłuższe spotkanie, podczas którego warto powiedzieć mu:
- w jakim stopniu osiągnął cele zawodowe,
- jaka była według jakość wykonanych zadań,
- jak oceniamy jego kompetencje,
- jakie kompetencje chcielibyśmy, aby rozwinął w kolejnym roku,
- jak wspomniane kompetencje powinny przejawiać się w codziennej pracy (jeśli dajemy pracownikowi, np. nowe zadania, cele).
Rozmowa roczna to również okazja, by:
- upewnić się, jak pracownik rozumie wspomniane kompetencje,
- uspójnić ich definiowanie,
- poinformować, jak możemy mu pomóc w rozwijaniu kompetencji,
- upewnić się, że obie strony rozumieją cele tak samo
- nakreślić nowe cele i porozmawiać o nich,
- docenić i podziękować za zaangażowanie w pracę.
Rozmowa roczna z pracownikiem, a cele do realizacji
Rozmowę roczną prowadzi się również po to, by kaskadować cele w dół. Co to oznacza? Jako menedżer otrzymujesz od swoich szefów cele do zrealizowania. Kolejny krok to przełożenie ich na cele pracowników. Rozmowa roczna służy również przekazaniu informacji na ten temat.
Jeśli w nowym roku oczekujemy od pracownika realizacji nowych zadań, konkretnych efektów, to rozmowa roczna jest dobrym momentem, by zapewnić go o wsparciu mentalnym z naszej strony oraz poinformować, że może na nas liczyć.
Jak zadbać o miękkie aspekty rozmowy rocznej?
Podczas rozmowy rocznej pamiętaj również o tzw. miękkich aspektach. Zwykle, jako właściciel firmy czy menedżer, w ciągu roku nie masz zbyt wiele czasu na indywidualne rozmowy z pracownikami. Rozmowa roczna jest okazją do tego, by go znaleźć, skupić się na konkretnej osobie i porozmawiać nie tylko jak szef (firmy/zespołu) z pracownikiem, ale jak człowiek z człowiekiem oraz uzyskać feedbackJednym z najpopularniejszych pojęć związanych z komunikacją biznesową jest feedback. Definicja feedbacku podkreśla, że jest to informacja ukierunkowana na wprowadzanie udoskonaleń. Może dotyczyć zadań wykonanych przez pracownika czy nowego produktu.....
Zapytaj pracowników:
- jak im się pracuje,
- czego potrzebują,
- jak widzą swoją przyszłość / rolę w firmie i jak ją rozumieją,
- czy chcieliby coś zmienić, zgłosić, o czymś porozmawiać, coś poprawić w pracy,
- jak postrzegają swoją współpracę na linii pracownik – szef.
Bez względu na pełnione role, dobrze jest pamiętać o czynniku ludzkim. Każdy pracownik chce i lubi być dostrzeżony przez szefa. Rozmowa roczna jest ku temu okazją.
Przeczytaj również -> Jak poprawić komunikację?
Korzyści z prowadzenia rozmów rocznych
Jak widzisz lista korzyści z prowadzenia rozmów rocznych jest długa. Podsumowanie minionego roku, to okazja do wyciągnięcia wniosków, wymiany spostrzeżeń, określenia i weryfikacji celów, a także zwykłej ludzkiej rozmowy. Jeśli Twoim celem na ten rok jest zdobycie nowych kompetencji niezbędnych do lepszego budowania i zarządzania zespołem, zapraszam na nasze kursy i szkolenia dla menedżerów oraz coaching menedżerski.