Czas pracy szefa wypełniają różne rozmowy – spotkania z zespołem, innymi menedżerami, delegowanie zadań, udzielanie wskazówek, informowanie o celach, planach, zamierzeniach, dawanie feedbacku, docenianie, dyscyplinowanie… Niezależnie od celu rozmowy, wiele z nich jest stresujących, dotyczy drażliwych tematów. Jedną najtrudniejszych rozmów dla menedżera jest przekazanie decyzji o zwolnieniu. Towarzyszą jej skrępowanie, strach, złość, żal i wiele innych nieprzyjemnych uczuć. Choć myśl o czekającej nas rozmowie bywa paraliżująca – nie wolno jej odkładać albo zupełnie pominąć. Takie rozmowy są częścią naszego zawodowego życia dlatego warto nauczyć się je prowadzić dobrze. Pracownik nie zapomni nam jak został potraktowany podczas zwalniania go z pracy.
Jak dobrze rozstać się z pracownikiem?
Rozmowa, podczas której zwalniasz pracownika ma być rzeczowa i tak krótka jak to możliwe. Przekaż pracownikowi tylko tyle informacji ile przygotowałeś przed spotkaniem. Nie wchodź w dyskusje, bądź empatyczny ale stanowczy. Pamiętaj, że przekazujesz decyzję, którą już podjąłeś.
- Przedstaw cel spotkania
Od razu powiedz po co się spotkaliście. Ten krok chroni przed różnymi dygresjami i przypomina, co chcesz osiągnąć w rozmowie z podwładnym. Postaraj się złagodzić przekaz, zamiast „jesteś zwolniony” użyj słów: „rozstajemy się”, „nie będziemy kontynuować współpracy”.
- Okaż zrozumienie
Pokaż swoje intencje, nazwij obawy i trudności. Wystrzegaj się jednak mówienia o swoich emocjach, na przykład, że trudno było podjąć decyzję o zwolnieniu. Pracownika bardziej interesują własne uczucia i położenie, w którym się znalazł. Powiedz lepiej, że to trudna sytuacja i wyobrażasz sobie ile emocji będzie kosztowała pracownika. Unikaj również okazywania współczucia, które osłabi przekaz i może dać zwalnianemu złudną nadzieję, że zmienisz zdanie.
- Jasne i krótkie zakomunikowanie decyzji
Zaakcentuj swoją odpowiedzialność za podjęcie decyzji szefa. Pokaż, że nie uciekasz przed swoją odpowiedzialnością za wdrożenie decyzji. Kiedy używasz słów: „ja podjąłem decyzję”, paradoksalnie tworzysz dla swojego podwładnego najbezpieczniejszą sytuację. Źródło trudnej decyzji jest przed nim. Wie, z kim może się konfrontować i z kim podjąć ewentualne negocjacje.
- Krótkie uzasadnienie powodów decyzji
Zaakcentuj ochronę swoich interesów. W roli szefa masz obowiązek podejmować różne decyzje w ochronie interesów swoich lub firmy. W tym kontekście bardzo ważne jest, abyś wyraźnie wskazał motywy, które są źródłem decyzji. Przypomnij pracownikowi, co w tej sprawie już się wydarzyło, na co się umówiliście, jakich oczekiwań nie spełnił. Nakreśl konsekwencje, jakie wynikają z postawy i zachowań pracownika. Pozwól mu zrozumieć lepiej decyzję, jaką masz mu do przekazania.
- Nie wchodź w dyskusje z pracownikiem
Używaj zdartej płyty: powtarzaj istotne fragmenty wypowiedzi pracownika po to, żeby dać mu sygnał, że go słuchasz i nie lekceważysz tego, co mówi. Mów: Słyszę… Rozumiem… Doceniam … oraz przypominaj swoją decyzję z bardzo krótkim uzasadnieniem.
- Zakończenie rozmowy
Zadbaj o podpisanie stosownych dokumentów. Najkorzystniejszą formą rozstania jest wypowiedzenie za porozumieniem i warto taką opcję zaproponować pracownikowi. Jeśli na to się nie zgodzi – miej przygotowane w
Podziękuj pracownikowi za wspólną pracę w zespole i w firmie. Jeśli jest coś za co ceniłeś pracownika, możesz mu o tym powiedzieć. Jeśli w firmie jest zwyczaj udzielania pomocy zwalnianym pracownikom (pomoc psychologiczna, pomoc w przygotowaniu się do poszukiwania pracy, przygotowanie profesjonalnego profilu na LinkedIn) – to będzie dobry moment do zaproponowania wsparcia.
Zwalniaj etycznie i z szacunkiem
Zwolnienie jest jednym z elementów cyklu życia pracownika a mimo to jest wciąż słabym punktem wielu firm. Menedżerowie rzadko szkolą się z przekazywania trudnych decyzji nie mówiąc o treningu prowadzenia rozmów zwalniających. Pracownik przypisuje największe znaczenie najbardziej wyrazistym wydarzeniom w pracy oraz chwili zakończenia współpracy. Sposób rozstania z dotychczasowym pracodawcą kształtuje sposób patrzenia na pracę i relację z przełożonym. Z kolei właściwe przeprowadzenie zwolnienia pracownika przynosi korzyści zarówno firmie, menedżerowi i samemu zwalnianemu. Podstawą jest przeprowadzenie całego procesu zgodnie z przepisami prawa. Bardzo ważny jest też aspekt ludzki – kluczowe jest traktowanie ludzi z szacunkiem i w sposób uprzejmy.
Moment pożegnania, nawet jeśli jest „z winy” pracownika, może stać się podsumowaniem osiągnięć zespołu i firmy. Osoba zwalniana i pracownicy, którzy pozostają w firmie, odbiorą to jako podziękowanie za dotychczasową pracę i zaangażowanie. Cokolwiek się wydarzyło, warto na koniec dać odczuć osobie, która odchodzi, że nie żegnamy się z nią a mówimy jedynie: „do widzenia”.
