Podjąłeś decyzję o zwolnieniu pracownika, masz więc przed sobą trudne zadanie do wykonania. Zanim porozmawiasz pracownikiem, dobrze się przygotuj. Kiedy podczas spotkania pojawią się emocje, które zwykle odbierają nam racjonalne myślenie, będzie ci łatwiej kontrolować sytuację.
Jest kilka spraw wymagających zastanowienia lub przygotowania przed zwolnieniem pracownika.
- Zachowania pracownika, które są podstawą podjęcia decyzji o zwolnieniu
Zbierz argumenty – przykłady sytuacji, które obrazują powody, dla których jesteś niezadowolony z jego pracy i podjąłeś decyzję o zwolnieniu. Spisz, jakie interesy narusza pracownik nie wywiązując się ze swoich obowiązków oraz jaki to ma wpływ na firmę, zespół i ciebie jako szefa.
- Przygotuj się od strony formalnej i prawnej
Bądź dobrze przygotowany od strony formalno-prawnej. Po pierwsze – sprawdź formę zatrudnienia pracownika oraz okres wypowiedzenia umowy pracownika. Przygotuj wypowiedzenie adekwatne do wymogów związanych ze sposobem zatrudnienia pracownika.
Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony będzie wymagało zebrania argumentów, na podstawie których podjąłeś decyzję oraz zapiania ich w dokumencie jako powody. Przyczyny zwolnienia muszą być oparte na czterech kryteriach: uzasadnione, konkretne, prawdziwe oraz tak przedstawione, aby zwalniany był w pełni świadomy, dlaczego pracodawca rozwiązał z nim umowę.
Niedopełnienie tego warunku jest naruszeniem przepisów. Jeśli w tej sytuacji pracownik zwróci się do sądu pracy – wypowiedzenie będzie nieważne.
- Jak będzie wyglądała sytuacja po przekazaniu decyzji o zwolnieniu?
Musisz wiedzieć, jak chcesz aby wyglądała praca w twojej firmie lub zespole po zwolnieniu pracownika. Praktyka natychmiastowego odsuwania pracownika od pracy (tzw. zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy) nie zawsze jest konieczna. Może natomiast wzbudzać niepotrzebne negatywne emocje zarówno u zwalnianego jak i u jego współpracowników. Złe potraktowanie pracownika może zemścić się falą hejtu w mediach społecznościowych lub na portalach gromadzących opinie o pracodawcach. Negatywne opinie trudno wycofać a straty, jakie wywołują – trudno odrobić. Podejście do zwalnianych osób z szacunkiem przynosi korzyści zarówno wewnątrz firmy jak i dla jej zewnętrznego wizerunku.
Pomyśl też kto przejmie obowiązki zwalnianego pracownika, co się stanie z jego zadaniami i zobowiązaniami? Kogo należy poinformować o odejściu pracownika i kto to powinien zrobić? Do jakich danych, programów, systemów ma dostęp pracownik i czy nadal może z nich korzystać?
- Umów się na rozmowę pracownikiem z wyprzedzeniem
Najczęstszą praktyką jest dokonywanie zwolnień w piątki. Każda ze stron ma wtedy weekend na oswojenie się z decyzją i jej skutkami, ochłoniecie z emocji, zaopiekowanie się sobą w trudnej sytuacji. W tej kwestii warto również brać pod uwagę okres wypowiedzenia, jaki przysługuje pracownikowi. Jeśli pracownik ma umowę na czas określony i nie zamierzasz mu jej przedłużać – nie czekaj do ostatniego dnia. Rozmawiając z nim wcześniej dajesz szansę na to, aby przygotował się na zakończenie współpracy i podjął poszukiwania nowego zajęcia.
- Przed rozmową zadbaj o swoje nastawienie
Rozmowy zwalniające pracowników są trudnym zadaniem i menedżer zawsze ponosi w związku z nimi koszty emocjonalne. Przed rozmową sprawdź, czy masz wszystko, czego potrzebujesz. Przypomnij sobie, dlaczego podjąłeś decyzję o zwolnieniu. Postaraj się popatrzeć z perspektywy pracownika – jaką reakcję może wywołać poinformowanie go o rozstaniu. Dzięki temu łatwiej będzie o zrozumienie i zaakceptowanie jego zachowań. Przywołaj w myślach cele, jakie chcesz osiągnąć na tej rozmowie i poszczególne kroki, które do tego celu prowadzą. Zapisz główne punkty, które chcesz przekazać zwalnianemu pracownikowi – będzie Ci łatwiej kontrolować przebieg rozmowy i realizację celu. Unikaj sztywnego schematu, który skłoni cię podczas spotkania do mechanicznego wygłaszania informacji.
- Kiedy i jak poinformujesz swój zespół o decyzji?
Zwolnienie pracownika powoduje wiele emocji również u osób, które zostają w firmie. Zadbaj o to, by otrzymali konkretne informacje. Dzięki temu unikniesz plotek i tworzenia irracjonalnych historii a zespół szybciej wróci do codziennych obowiązków.
Poinformuj jak najszybciej kluczowe osoby w zespole o podjętej decyzji. Pozostałym pracownikom przekaż informacje od razu po rozmowie z pracownikiem. Najlepszą praktyką jest zwołać zespół na krótkie spotkanie na stojąco, przekazać im decyzję oraz jej powody. Nie wchodź w dyskusje, nie wyrażaj pretensji czy żalu, nie daj się ponieść emocjom. Jeśli zwolniłeś pracownika z przyczyn dyscyplinarnych to spotkanie będzie dobrą okazją do przypomnienia zasad, standardów i wartości panujących w zespole lub firmie.
Dlaczego trzeba przygotować się do rozmowy ze zwalnianym pracownikiem?
Mierząc się z przygotowaniem do rozmowy zwalniającej masz okazję do rozwijania umiejętności w prowadzeniu trudnych rozmów dyscyplinujących i korygujących postawy pracowników. Przyjmij to jako najlepszy trening w prowadzeniu bieżących informacji zwrotnych dla pracowników. Tu nie możesz iść na tzw. żywioł. To będzie prawdopodobnie twoja ostatnia szansa wpływu na tego pracownika. Niech ją dobrze zapamięta. Zwolnienie pracownika do duże wyzwanie menedżerskie. Jeśli chcesz się do niego dobrze przygotować, skorzystaj z konsultacji menedżerskich.
