Po co Ci w firmie narzędzie do zarządzania zadaniami?
Kiedy firma wchodzi w etap intensywnego rozwoju, klientów i zadań jest coraz więcej, coraz częściej pojawia się chaos w działaniach – to znak, że czas poszukać dobrego narzędzia do zarządzania zadaniami. Takie rozwiązania mają szereg korzyści, poniżej 5 najważniejszych.
Narzędzia do zarządzania zadaniami gromadzą zadania w jednym miejscu
Najczęściej sprawy, którymi się zajmujemy docierają do nas różnymi kanałami, np. telefonicznie, mailowo, przekazywane są osobiście. Jeśli nie trafią w jedno miejsce, zwiększa się ryzyko, że nam umkną. Narzędzia do planowania i zarządzania zadaniami przede wszystkim dają nam możliwość gromadzenia nowych zadań, ale też informacji dotyczących spraw, które już są w toku. Możemy zapisywać w nich szczegóły zadań, termin realizacji, osoby przypisane do tego zadania, komentować, zamieszczać załączniki, itp. Uwalniamy dzięki temu naszą głowę. Zyskujemy pewność, że w każdym momencie możemy wrócić do naszej aplikacji i zadanie, którego nie ma już w naszym mózgu jest zapisane na serwerze.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Łatwiejsze wyznaczanie priorytetów
Jedną z podstawowych zasad zarządzania czasem i bycia efektywnym jest decydowanie o kolejności wykonywanych zadań – czyli nadawanie priorytetów. Jak ustalać priorytety, kiedy nie widzimy przed sobą wszystkich zadań, które do nas trafiły? Jest to bardzo trudne i nieefektywne.
W narzędziach do zarządzania zadaniami mamy możliwość przyjrzeć się wszystkim zgromadzonym w nich sprawom, wziąć pod uwagę ich złożoność, cel jaki realizują oraz czas jaki pozostał do ich zakończenia. Możemy więc podjąć świadomą decyzję, o tym czym zajmiemy się w pierwszej kolejności. Co więcej, narzędzia te dają możliwość oznaczania priorytetów, np. za pomocą kolorów, miejsca na liście zadań, itp. Dzięki temu łatwiejsze jest wyłonienie ze stosu zadań tych, które mają największe znaczenie w danym momencie.
Dopasowanie zadań do pracowników
Kiedy jesteśmy zarzuceni zadaniami, bardzo często przekazanie zadania pracownikowi odbywa się spontanicznie. Często, w takich sytuacjach nie bierzemy pod uwagę kompetencji pracownika oraz jego zaangażowania. Zdarza się nawet tak, że zadanie otrzymuje pierwsza osoba, która akurat znajdzie się w zasięgu naszego wzroku! Nic w tym dziwnego, jeśli nie mamy oglądu na to jakiego rodzaju zadania pracownik aktualnie wykonuje, czy ma z nimi problemy, czy realizuje je sprawnie.
Wdrożenie narzędzia do zarządzania zadaniami pozwala w łatwy sposób prześledzić przepływ pracy i dotychczasową aktywność pracownika. Daje nam też możliwość analizowania danych o opóźnieniach w realizacji zadań, co pozwala nam podejmować racjonalne decyzje o oddelegowaniu zadania. Dzięki temu ułatwiamy rozwój zawodowy pracownika i wpływamy na wzrost jego pewności siebie. Przede wszystkim jednak mamy realny wpływ na zwiększenie efektywności zespołu.
Równomierne obciążenie zadaniami
W każdym zespole można znaleźć osoby, które są aktywne i zaangażowane oraz takie, które zdają się unikać pracy. Kiedy spada na nas duża ilość zadań, pojawia się chaos organizacyjny. Wtedy poważnym ryzykiem jest nadmierne obciążanie zadaniami bardziej zaangażowanych pracowników. Pracując
z menedżerami często słyszymy, że nie wiedzą oni czym faktycznie zajęcie są ich pracownicy. To oczywiste, jeśli nie zapisujemy oddelegowanych zadań.
Nie pamiętasz wszystkich zadań, które zleconych spraw? Masz za dużo zadań do zapamiętania? Również ten problem pomagają rozwiązać narzędzia do planowania i zarządzania zadaniami. Aplikacje takie jak Trello, Asana czy Nozbe dają nam możliwość przeglądu zadań poszczególnych osób oraz analizy stopnia zaangażowania pracowników w aktualnie realizowane sprawy. Nie musimy już szukać notatek w różnych miejscach i szukać w pamięci co zleciliśmy jakiś czas temu – możemy to ocenić spoglądając na wykaz z naszego narzędzia.
Łatwiejsze monitorowanie realizacji zadań
Monitorowanie realizacji zadań to chyba największa trudność współczesnych menedżerów, którzy nie korzystają z żadnych narzędzi do zarządzania zadaniami. Jak zorganizować pracę hybrydową zespołu – kiedy kontakt z pracownikami na home office jest trudniejszy niż w sytuacji pracy w biurze? Często nie mamy informacji o postępach prac, o przestojach w ich realizacji, problemach z jakimi borykają się pracownicy, o zmianach warunków brzegowych, itp. Zdarza się nawet, że nie mamy informacji o tym, że zadanie zostało ukończone.
W takich sytuacjach, wdrożenie narzędzia do planowania zadań jest nieocenioną pomocą. Aplikacje te dostarczą nam wszelkich informacji o realizowanych działaniach. Możemy zobaczyć, kiedy zadanie zostało zlecone i kiedy zakończone, w jakim tempie przechodziło przez kolejne etapy realizacji, jakie nowe informacje pojawiały się w związku z daną sprawą. Niektóre programy, np. Trello, umożliwiają także dołączanie plików do konkretnych zadań, tak, aby pracownik nie musiał spędzać czasu na ich szukaniu w gąszczu innych plików na dysku.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Sprawne zarządzanie zadaniami jest podstawą sukcesu wielu organizacji. Po co jednak zaprzątać sobie nim głowę, kiedy można powierzyć je doskonale działającym narzędziom?
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chciałabyś lub chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat narzędzi do zarządzania zadaniami lub sprawdzić, jak mogą one pomóc Twojej organizacji – skontaktuj się z nami.
Być może zaciekawi Cię także studium przypadku z wdrożenia narzędzia do zarządzania zadaniami firmie, jakie przeprowadziliśmy u jednego z naszych klientów. Pokazujemy krok po kroku jak przebiega ten proces i na co zwracamy szczególną uwagę.
Zachęcam także do przeczytania wpisu o wdrażaniu procedur w małych firmach, w którym piszemy o tym dlaczego warto wdrażać procedury, w jakich obszarach i na czym należy się skupić wdrażając procedury w małej firmie.
