You are currently viewing Jak zadbać o dobrą komunikację z pracownikami i nie tracić na to zbyt wiele czasu?

Jak zadbać o dobrą komunikację z pracownikami i nie tracić na to zbyt wiele czasu?

Komunikacja wewnętrzna a narzędzia do zarządzania zadaniami

Jak ułatwić sobie planowanie pracy zespołu? Dobra komunikacja wewnętrzna w firmie to niewątpliwie jeden z kluczy do sukcesu. Ten artykuł powstał z myślą o menedżerach i właścicielach mniejszych firm poszukujących narzędzi do zarządzania zadaniami, usprawniających komunikację w firmie i zarządzanie zespołem. Podpowiadam, z których dobrze jest korzystać i w jaki sposób ułatwiają organizację pracy. 

Każdy z nas w swojej pracy zawodowej wykonuje różne zadania. Ich realizacja często wymaga dobrej komunikacji z innymi członkami zespołu. Narzędzia do zarządzania zadaniami niewątpliwie pomagają ją usprawnić, co przekłada się na efekty, np. w postaci zrealizowanych projektów i rozwoju firmy. Jaką mają przewagę nad tradycyjną komunikacją, np. mailową? Przeczytaj i poznaj odpowiedź.

Jakie są narzędzia do zarządzania zadaniami?

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania zadaniami zarówno bezpłatnych, jak i płatnych. Wśród najbardziej znanych należy wymienić: 

  • Trello, 
  • Nozbe, 
  • Microsoft Teams, 
  • Basecamp, 
  • Jira, 
  • Asana, 
  • Microsoft Planner. 

Wszystkie umożliwiają między innymi tworzenie zadań, przypisywanie ich do konkretnych osób, wyznaczanie terminów realizacji.

Jakie są korzyści z używania narzędzi do zarządzania zadaniami w firmie?

Jeśli dotychczas nie używałeś żadnych z wymienionych narzędzi i zastanawiasz się, jakie są zalety tego typu rozwiązania, oto trzy najważniejsze:

Komunikacja przypisana do konkretnego zadania

W mailach służbowych poruszamy niekiedy od kilku do kilkunastu spraw dotyczących różnych zadań czy tematów. Po pewnym czasie może dojść do sytuacji, gdy treść maila niekoniecznie wiąże się z jego tematem i trudniej odnaleźć szukaną informację.

W narzędziach do zarządzania zadaniami komunikacja jest rozpisana w poszczególnych kartach/zadaniach, a komentarze dotyczą tylko nich. Pozwala to na:

  • oszczędność czasu wynikającą z łatwego odnajdywania potrzebnych wiadomości,
  • oszczędność energii (nie trzeba za każdym razem dopytywać się innych osób o kwestie dotyczące zadania, wystarczy zajrzeć do programu),
  • ucieczkę od dygresji na tematy niezwiązane z zadaniami,
  • porządkowanie spraw,
  • usprawnienie i porządkowanie komunikacji,
  • lepszą organizację pracy,
  • efektywne zarządzanie zespołem.

Pracownicy odbierają komunikację jako przyjemniejszą i bardziej komfortową

Narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają w poprawie komunikacji wewnętrznej w firmie oraz usprawniają komunikację asynchroniczną. Umożliwiają kontakt w sprawach ważnych, ale niepilnych wtedy, gdy mamy czas. Tym samym nie odrywają od pracy i pozwalają uniknąć ciągłych telefonów, maili czy wiadomości w komunikatorach.

Świetnie sprawdzają się w firmach, gdzie pracownicy pracują zmianowo i nie mają ze sobą częstego kontaktu. Pracownik na pierwszej zmianie wypisuje zmiany do programu, a pracownik drugiej zmiany z łatwością może je odczytać i zostawić swój komentarz. Nie ma konieczności dzwonienia do współpracowników po godzinach ich pracy

W przypadku małych firm produkcyjnych w komunikacji wewnętrznej często istnieje luka informacyjna pomiędzy pracownikami biurowymi a produkcyjnymi. Biurowi wysyłają do siebie maile i komunikują się za pomocą innych narzędzi elektronicznych, a osoby pracujące na produkcji zwykle nie mają dostępu do komputera z mailem. W efekcie nie zawsze mają możliwość odczytania wiadomości i sprawnej komunikacji dotyczącej realizacji zadań.

Mając proste narzędzie czy aplikację do zadań, porządkującą komunikację, mogą korzystać z niej na telefonie i być w kontakcie z korespondencją. 

Łatwość obsługi

Proste aplikacje do zarządzania zadaniami, np. Trello nie wymagają bardzo dobrej znajomości komputera, są intuicyjne i łatwe w użyciu. Mogą z nich korzystać nawet osoby, która na co dzień nie są na bieżąco z obsługą programów komputerowych.

Jak zorganizować komunikację wewnętrzną w narzędziu do zarządzania zadaniami?

Aby darmowy program do zarządzania zadaniami spełniał swoją rolę, potrzebujesz odpowiednio go wdrożyć. Zacznij od stworzenia architektury komunikacji. W tym celu określ:

  • Jakie tablice mają być stworzone w narzędziu,
  • Jak będą się nazywać,
  • Kto ma mieć uprawnienia do których tablic,
  • Kto ma widzieć, które zadania i czyje,
  • Zasady dotyczące poruszania się po tablicach i używania ich, czyli: 
  • nazwy list z zadaniami, 
    • kto może nimi zarządzać i przesuwać zadania z miejsca na miejsce, 
    • kto może oznaczać zadania jako ukończone i delegować zadania innym, a kto może je tylko komentować, edytować czy umieszczamy pliki i załączniki, 
    • czy na listach zadań umieszczane będą np. tylko linki, a pliki na zewnętrznych narzędziach, np. na Dysku Google lub serwerze firmowym. 
  • Gospodarza (zarządzającego) – jego rolą będzie: 
    • porządkowanie zadań, 
    • sprawdzanie, czy nie “wiszą” niepotrzebne, ukończone zadania, 
    • doglądanie i gospodarzenie na tablicy, żeby była przejrzysta, czysta, a komunikacja przebiegała sprawnie i nie było w niej chaosu.

Dobrze, aby każda tablica z zadaniami miała swojego gospodarza, gdyż dzięki temu unikamy chaosu powodującego, że pracownicy mogą zniechęcić się do używania narzędzia, a komunikacja w zespole będzie zaburzona

Takie podejście pozwoli Ci efektywnie wdrożyć wybrane narzędzie do planowania pracy własnej i zespołu.

Narzędzia do zarządzania zadaniami, a opór ze strony pracowników

Wdrażając narzędzie do zarządzania zadaniami, możesz spotkać opór ze strony pracowników. Niekiedy jest tak, że: 

  • mają swoje stare nawyki, z którymi nie chcą się rozstawać, 
  • nie chcą uczyć się nowych rzeczy,
  • nie rozumieją nowych narzędzi,
  • boją się nieznanego. 

Co możesz zrobić? Zaakceptuj opór i maksymalnie zaangażuj pracowników w proces wdrażania narzędzia oraz tworzenia jego architektury, o której pisałem wyżej. Jeśli opór trwa długo (2-3 miesiące), a pracownicy nie widzą dla siebie korzyści ze stosowania narzędzia i nie używają go, to prawdopodobnie popełniony został błąd w procesie wdrożenia. Wtedy dobrze jest skorzystać ze wsparcia zewnętrznego konsultanta, którym jestem. Pomagam skutecznie wdrożyć takie systemy w firmach razem z pozostałymi ekspertami z SILLEO prowadząc skuteczne szkolenie z zarządzania czasem.

Gdzie sprawdzą się narzędzia do zarządzania zadaniami?

Narzędzie do zarządzania zadaniami niewłaściwie wdrożone może być tzw. mieczem obosiecznym dla firmy. Z jednej strony mobilizuje do działania, gdy Ty i Twoi współpracownicy widzicie zadania innych osób, terminy i stan ich realizacji (nikt nie chce być opóźniającym realizację zadań, gdy inni działają na czas). Z drugiej strony wzbudza ciekawość pracowników, którzy zaczynają wzajemnie interesować się swoją pracą i śledzić komentarze. W niektórych zespołach skutkuje to tworzeniem się plotek na temat czyjejś pracy. Dlatego polecam narzędzia do zarządzania zadaniami do firm, stawiających na dobrą współpracę w zespole, które mają transparentność i nie muszą ukrywać swoich komentarzy do konkretnych zadań. Świetnie sprawdzą się w dobrze współpracujących zespołach i pozwolą jeszcze bardziej usprawnić ich pracę. Oczywiście nie oznacza to, że jeśli masz problemy w zespole to narzędzie do planowania zadań nie jest dla Ciebie! Ważne po prostu, aby zostało właściwie wdrożone, a pracownicy rozumieli, czemu ma służyć — wtedy wszyscy dostrzegą moc zarządzania zadaniami!

Przeczytaj również -> Komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych. Oferujemy także inne szkolenia menedżerskie.

Bruno Żółtowski

Doradza menedżerom i wspiera zarządy firm w budowaniu strategii HRM (Human Resources Management). Diagnozuje potrzeby organizacji i projektuje procesy rozwojowe dla firm i instytucji. Specjalizuje się w usprawnianiu pracy zespołów oraz szkoleniu menedżerów z zarządzania zadaniami i efektywności osobistej.
Wykorzystuje doświadczenia zawodowe zdobyte w pracy trenera, menedżera i przedsiębiorcy, co pomaga mu syntetyzować wiedzę i skuteczniej rozwiązywać problemy Klientów. W 2005 roku założył firmę SILLEO, gdzie obecnie pełni rolę prezesa Zarządu spółki.
Ukończył studia magisterskie i doktoranckie z zakresu psychologii, studia menedżerskie w Szkole Głównej Handlowej, szkołę coachingu, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, liczne szkolenia dla trenerów i z zakresu Lean Management.
Uwielbia włóczęgę po świecie z plecakiem na plecach i dobrego bluesa.