Dwa kroki, które zwiększą efektywność menedżera

jak zwiekszyc efektywnosc menedzera
You are currently viewing Dwa kroki, które zwiększą efektywność menedżera

Jeśli jesteś menedżerem to na co dzień dostajesz tysiące złożonych informacji, analizujesz setki spraw, podejmujesz dziesiątki decyzji. Na tym nie koniec – masz na głowie cele do zrealizowania, projekty, zadania, spotkania. Niejednokrotnie znalazłeś się w sytuacji przytłoczenia przez nadmiar zadań w jednym czasie, nieoczekiwane e-maile, przedłużające się spotkania niosące za sobą kolejne działania. Trudno w takich chwilach nie czuć się zdezorientowanym i mieć poczucie utraty kontroli nad rzeczywistością. Zapewne w złożonym i zmiennym świecie trudno zupełnie wyeliminować uczucie zagubienia, ale możesz nauczyć się szybko wracać do równowagi. 

Jak działa umysł obciążony zbyt wieloma sprawami?

Twój umysł stara się pamiętać i ogarnąć mnóstwo spraw jednocześnie. Nie jest jednak w stanie robić kilku rzeczy jednocześnie. W twojej głowie nieustająco krążą myśli o zobowiązaniach, jakie masz przed sobą. Obciążą one umysł, który nie będzie mógł w pełni zaangażować się w realizację zadań, skoncentrować się na twórczej i produktywnej pracy. Kiedy zatrzymujesz wszystkie informacje, sprawy i zadania w swojej głowie to redukujesz swoje możliwości intelektualne, szybciej się irytujesz, narażasz się na to, że o czymś zapomnisz i w efekcie dołożysz sobie stresu. Jednym słowem – działasz nieefektywnie.

Jak odzyskać kontrolę w lawinie zobowiązań menedżera?

Chcąc zwiększyć efektywność, musisz mieć wpływ na to, co robisz, dokonywać wyborów a potem działać tak, aby realizować podjęte decyzje. Znalezienie metody, która pozwala na uzyskanie kontroli nad dowolnym aspektem życia zawodowego i osobistego powoduje, że praca staje się łatwiejsza a życie udanym przedsięwzięciem. Potrzebujesz zewnętrznego systemu – narzędzia poza twoją głową, który będzie pamiętał za ciebie. Jeśli do tej pory zapisywałeś spotkania w kalendarzu to oznacza, że masz już jeden mikrosystem, który kontroluje część twojego życia. Czas, aby go poszerzyć.

Uzyskane zasoby umysłu możesz wykorzystać, aby myśleć i działać bardziej perspektywicznie – stawiać sobie cele i planować ich realizację. Odzyskujesz możliwości, by zmierzać dokładnie tam, gdzie chcesz, robić właściwe rzeczy.

Jak porządkować, by przejmować kontrolę nad zadaniami?

Pierwszym krokiem do efektywnego działania jest zidentyfikowanie wszystkiego, co zaprząta twoją uwagę. Potrzebujesz stworzyć spis swoich zobowiązań w jednym miejscu, bo dzięki temu:

  1. Oczyścisz umysł, pozbędziesz się efektu przeciążenia a to przynosi natychmiastową ulgę.
  2. Dowiesz się ile masz spraw, które wymagają jakiejś twojej aktywności.
  3. Wszelkie dane masz zgromadzone w jednym miejscu – łatwiej je kontrolować i podejmować decyzje co z nimi zrobić.

Jeśli po raz pierwszy chcesz spisać wszystko to co musisz, powinieneś, możesz lub chcesz zrobić, skorzystaj z narzędzia do mentalnego porządkowania, które dla ciebie przygotowałam. Aby kontynuować rejestr zobowiązań, codziennie poświęcaj około 10 minut na uzupełnianie tej listy.

Jak zmienić rzeczy do zrobienia w zaplanowane rezultaty?

Kolejnym krokiem, który wpłynie na wzrost twojej efektywności jest podjęcie decyzji co zrobić z zapisanym zobowiązaniem. Samo zapisanie spraw daje poczucie ulgi, ale dopiero przełożenie ich na rzeczywiste działania przybliży cię do osiągnięcia pożądanych rezultatów. Kiedy już skupiasz się na jakiejś sprawie ze swojej listy – dokończ myślenie o niej a nie będziesz już musiał do niej wracać. Stanie się zadaniem, które zrealizujesz w najbliższej przyszłości. To duża oszczędność czasu. Jeśli na twojej liście jest zadanie typu: „znaleźć nowego pracownika” nie zachęca ono do działania, bo jest złożone i wymaga wielu czynności. Jeśli od razu nie zdecydujesz co jest najbliższą fizyczną rzeczą do zrobienia w związku z tym zadaniem – będziesz je odwlekał. Zamiast odkładać na później, dokończ swoje myślenie i zaplanuj pierwszy najmniejszy krok, aby popchnąć sprawę do przodu. Zanotuj w miejscu, do którego masz łatwy dostęp i które przypomni ci o tym działaniu lub zrób to od razu.

Pierwsze kroki zwykle są trudne, ale kiedy wiemy jak mamy je wykonać – stają się łatwiejsze. Gromadzenie spraw i planowanie pierwszej najmniejszej czynności związanej z twoimi zobowiązaniami spowodują, że będziesz miał więcej czasu i energii do działania. Zwiększysz swoją efektywność, bo lepiej będziesz zarządzał sobą w czasie.

Jak przejąć kontrolę nad zadaniami?

Spójrz na infografikę pt. Mentalne porządkowanie – pomoże Ci utrwalić informacje z artykułu.

mentalne porządkowanie

Beata Adamczyk-Nowak

Rozwija kompetencje społeczne menedżerów, które pozwalają im sprawnie zarządzać zespołami. Od 2000 roku prowadzi szkolenia opierając się na rzetelnej, empirycznie sprawdzonej wiedzy i praktyce biznesowej. Od ponad dwudziestu lat jest menedżerką i przedsiębiorcą.
Specjalizuje się w tematyce efektywności osobistej menedżerów, zarządzaniu zespołami i budowaniu kultury feedbacku w organizacjach. Pomaga menedżerom rozwijać umiejętności przywódcze.
Usprawnia procesy zarządcze w firmach Klientów opierając się na dobrych praktykach zarządzania zadaniami i czasem. Wykorzystuje aplikacje i nowe technologie do poprawiania produktywności zespołów. Optymalizuje procesy HR.
Ukończyła studia magisterskie z zakresu psychologii, studia z zarządzania zasobami ludzkimi, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, Szkołę Coachingu Menedżerskiego.
Jest pasjonatką biegania, najdłuższy pokonany dystans to ultramaraton Super Trail - 130 km górami.