Dobra komunikacja wewnętrznato proces zbierania i przekazywania interesariuszom organizacji, a więc jej pracownikom na wszystkich szczeblach, współpracownikom, zleceniobiorcom, podwykonawcom niezbędnych z ich punktu widzenia informacji. Dobrze realizowana komunikacja wewnętrzna jest istotna dla... More w firmie to niewątpliwie jeden z kluczy do sukcesu. W jego osiągnięciu pomagają programy do zarządzania projektami. Ten artykuł powstał z myślą o menedżerach i właścicielach mniejszych firm, szukających narzędzi do zarządzania zadaniami, usprawniających komunikację w firmie i zarządzanie zespołem. Podpowiadam, z których dobrze jest korzystać i, w jaki sposób ułatwiają organizację pracy.
Wsparcie programów przy zarządzaniu projektami
Każdy z nas w swojej pracy zawodowej wykonuje różne zadania. Ich realizacja często wymaga dobrej komunikacji z innymi członkami zespołu. Zarządzanie zadaniami warto usprawniać odpowiednimi narzędziami i dzięki temu uzyskać efekty np. w postaci sprawnie zrealizowanych projektów i rozwoju firmy. Jaką przewagę mają programy do zarządzania projektami nad tradycyjną komunikacją, np. mailową? Przeczytaj i poznaj odpowiedź.
Jakie są narzędzia do zarządzania zadaniami?
Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania zadaniami zarówno bezpłatnych, jak i płatnych. Wśród najbardziej znanych należy wymienić:
- Trello,
- Nozbe,
- Microsoft Teams,
- Basecamp,
- Jira,
- Asana,
- Microsoft Planner.
Wszystkie te narzędzia do zarządzania projektem umożliwiają między innymi tworzenie zadań, przypisywanie ich do konkretnych osób i wyznaczanie terminów realizacji.
Jakie są korzyści z używania narzędzi do zarządzania zadaniami w firmie?
Jeśli dotychczas nie używałeś żadnych z wymienionych narzędzi i zastanawiasz się, jakie są zalety tego typu rozwiązania, oto trzy najważniejsze:
1. Komunikacja przypisana do konkretnego zadania.
W mailach służbowych poruszamy niekiedy od kilku do kilkunastu spraw dotyczących różnych zadań czy tematów. Po pewnym czasie może dojść do sytuacji, gdy treść maila niekoniecznie wiąże się z jego tematem i trudniej odnaleźć szukaną informację. Program do zarządzania projektami może to ułatwić.
W wymienionych narzędziach komunikacja jest rozpisana w poszczególnych kartach/zadaniach, a komentarze dotyczą tylko ich. Pozwala to na:
- oszczędność czasu wynikającą z łatwego odnajdywania potrzebnych wiadomości,
- oszczędność energii (nie trzeba za każdym razem dopytywać się innych osób o kwestie dotyczące zadania, wystarczy zajrzeć do programu),
- ucieczkę od dygresji na tematy niezwiązane z zadaniami,
- porządkowanie spraw,
- usprawnienie i porządkowanie komunikacji,
- lepszą organizację pracy,
- efektywne zarządzanie zespołem.
2. Pracownicy odbierają komunikację jako przyjemniejszą i bardziej komfortową.
Narzędzia do zarządzania projektami pomagają w poprawie komunikacji wewnętrznej w firmie oraz usprawniają komunikację asynchroniczną. Umożliwiają kontakt w sprawach ważnych, ale niepilnych wtedy, gdy mamy czas. Tym samym nie odrywają od pracy i pozwalają uniknąć ciągłych telefonów, maili czy wiadomości w komunikatorach.
Programy do zarządzania projektami świetnie sprawdzają się w firmach, gdzie pracownicy pracują zmianowo i nie mają ze sobą częstego kontaktu. Pracownik na pierwszej zmianie wypisuje zmiany do programu, a pracownik drugiej zmiany z łatwością może je odczytać i zostawić swój komentarz. Nie ma konieczności dzwonienia do współpracowników po godzinach.
W przypadku mniejszych firm produkcyjnych w komunikacji wewnętrznej często istnieje luka informacyjna pomiędzy pracownikami biurowymi a produkcyjnymi. Biurowi wysyłają do siebie maile i komunikują się za pomocą innych narzędzi elektronicznych, a osoby pracujące na produkcji zwykle nie mają dostępu do komputera z mailem. W efekcie nie zawsze mają możliwość odczytania wiadomości i sprawnej komunikacji dotyczącej realizacji zadań.
Mając proste narzędzie czy aplikację do zarządzania zadaniami, porządkującą komunikację, mogą korzystać z niej na telefonie i być w kontakcie.
3. Łatwość obsługi
Proste aplikacje do zarządzania zadaniami, np. Trello, nie wymagają bardzo dobrej znajomości zasad działania programów, są intuicyjne i łatwe w użyciu. Mogą z nich korzystać nawet osoby, która na co dzień nie są na bieżąco z obsługą programów komputerowych.
Jak zorganizować komunikację wewnętrzną w narzędziu do zarządzania zadaniami?
Aby narzędzia do zarządzania projektem spełniały swoją rolę, potrzebujesz odpowiednio je wdrożyć. Zacznij od stworzenia architektury komunikacji. W tym celu określ:
- Jakie tablice mają być stworzone w narzędziu,
- Jak będą się nazywać,
- Kto ma mieć uprawnienia, do których tablic,
- Kto ma widzieć, które zadania i czyje,
- Zasady dotyczące poruszania się po tablicach i używania ich, czyli: nazwy list z zadaniami,
- kto może nimi zarządzać i przesuwać zadania z miejsca na miejsce,
- kto może oznaczać zadania jako ukończone i delegować zadania innym, a kto może je tylko komentować, edytować czy umieszczamy pliki i załączniki,
- czy na listach zadań umieszczane będą np. tylko linki, a pliki na zewnątrz, np. na Dysku Google lub serwerze.
- Gospodarza (zarządzającego) – jego rolą będzie:
- porządkowanie zadań,
- sprawdzanie, czy nie wiszą niepotrzebne, ukończone zadania,
- doglądanie i gospodarzenie na tablicy, żeby była przejrzysta, czysta, a komunikacja przebiegała sprawnie i nie było w niej chaosu, powodującego, że pracownicy się zniechęcą do używania narzędzia, a komunikacja będzie zaburzona.
Dobrze, aby każda tablica z zadaniami miała swojego gospodarza. Takie podejście pozwoli Ci efektywnie wdrożyć wybrane narzędzie, a zarządzanie projektami stanie się naprawdę proste.
Narzędzia do zarządzania zadaniami, a opór ze strony pracowników
Wdrażając narzędzie do zarządzania zadaniami, możesz spotkać opór ze strony pracowników. Czasami jest tak, że:
- mają swoje stare nawyki, z którymi nie chcą się rozstawać,
- nie chcą uczyć się nowych rzeczy,
- nie rozumieją nowych narzędzi,
- boją się nieznanego.
Co możesz zrobić? Zaakceptuj opór i maksymalnie zaangażuj pracowników w proces wdrażania narzędzia oraz tworzenia jego architektury, o której pisałem wyżej. Jeśli opór trwa długo (2-3 miesiące), a pracownicy nie widzą dla siebie korzyści ze stosowania narzędzia i nie używają go, to prawdopodobnie popełniony został błąd w procesie wdrożenia. Wtedy dobrze jest skorzystać ze wsparcia zewnętrznego konsultanta, którym jestem. Pomagam skutecznie wdrożyć takie systemy w firmach razem z pozostałymi ekspertami z SILLEO.
Gdzie sprawdzą się narzędzia do zarządzania zadaniami?
Narzędzia do zarządzania projektami mogą być tzw. mieczem obosiecznym. Z jednej strony mobilizują do działania, gdy Ty i Twoi współpracownicy widzicie zadania innych osób, terminy i stan ich realizacji (nikt nie chce być opóźniającym realizację zadań, gdy inni działają na czas). Z drugiej strony wzbudzają ciekawość pracowników, którzy zaczynają wzajemnie interesować się swoją pracą i śledzić komentarze. Dlatego polecam narzędzia do zarządzania zadaniami do firm, stawiających na dobrą współpracę w zespole, które mają transparentność i nie muszą ukrywać swoich komentarzy do konkretnych zadań. Podsumowując: Programy do zarządzania projektami świetnie sprawdzą się w dobrze współpracujących zespołach i pozwolą jeszcze bardziej usprawnić ich pracę.
Przeczytaj również: Komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych.
Dla usprawnienia komunikacji i zarządzania zadaniami warto też skorzystać ze szkoleń:
