Komunikacja wewnętrzna a narzędzia do zarządzania zadaniami

You are currently viewing Komunikacja wewnętrzna a narzędzia do zarządzania zadaniami

Dobra komunikacja wewnętrzna w firmie to niewątpliwie jeden z kluczy do sukcesu. W jego osiągnięciu pomagają programy do zarządzania projektami. Ten artykuł powstał z myślą o menedżerach i właścicielach mniejszych firm, szukających narzędzi do zarządzania zadaniami, usprawniających komunikację w firmie i zarządzanie zespołem. Podpowiadam, z których dobrze jest korzystać i, w jaki sposób ułatwiają organizację pracy. 

Wsparcie programów przy zarządzaniu projektami

Każdy z nas w swojej pracy zawodowej wykonuje różne zadania. Ich realizacja często wymaga dobrej komunikacji z innymi członkami zespołu. Zarządzanie zadaniami warto usprawniać odpowiednimi narzędziami i dzięki temu uzyskać efekty np. w postaci sprawnie zrealizowanych projektów i rozwoju firmy. Jaką przewagę mają programy do zarządzania projektami nad tradycyjną komunikacją, np. mailową? Przeczytaj i poznaj odpowiedź.

Jakie są narzędzia do zarządzania zadaniami?

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi do zarządzania zadaniami zarówno bezpłatnych, jak i płatnych. Wśród najbardziej znanych należy wymienić: 

  • Trello, 
  • Nozbe, 
  • Microsoft Teams, 
  • Basecamp, 
  • Jira, 
  • Asana, 
  • Microsoft Planner. 

Wszystkie te narzędzia do zarządzania projektem umożliwiają między innymi tworzenie zadań, przypisywanie ich do konkretnych osób i wyznaczanie terminów realizacji.

Jakie są korzyści z używania narzędzi do zarządzania zadaniami w firmie?

Jeśli dotychczas nie używałeś żadnych z wymienionych narzędzi i zastanawiasz się, jakie są zalety tego typu rozwiązania, oto trzy najważniejsze:

1.Komunikacja przypisana do konkretnego zadania.

W mailach służbowych poruszamy niekiedy od kilku do kilkunastu spraw dotyczących różnych zadań czy tematów. Po pewnym czasie może dojść do sytuacji, gdy treść maila niekoniecznie wiąże się z jego tematem i trudniej odnaleźć szukaną informację. Program do zarządzania projektami może to ułatwić.

W wymienionych narzędziach komunikacja jest rozpisana w poszczególnych kartach/zadaniach, a komentarze dotyczą tylko ich. Pozwala to na:

  • oszczędność czasu wynikającą z łatwego odnajdywania potrzebnych wiadomości,
  • oszczędność energii (nie trzeba za każdym razem dopytywać się innych osób o kwestie dotyczące zadania, wystarczy zajrzeć do programu),
  • ucieczkę od dygresji na tematy niezwiązane z zadaniami,
  • porządkowanie spraw,
  • usprawnienie i porządkowanie komunikacji,
  • lepszą organizację pracy,
  • efektywne zarządzanie zespołem.

2.Pracownicy odbierają komunikację jako przyjemniejszą i bardziej komfortową.

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają w poprawie komunikacji wewnętrznej w firmie oraz usprawniają komunikację asynchroniczną. Umożliwiają kontakt w sprawach ważnych, ale niepilnych wtedy, gdy mamy czas. Tym samym nie odrywają od pracy i pozwalają uniknąć ciągłych telefonów, maili czy wiadomości w komunikatorach.

Programy do zarządzania projektami świetnie sprawdzają się w firmach, gdzie pracownicy pracują zmianowo i nie mają ze sobą częstego kontaktu. Pracownik na pierwszej zmianie wypisuje zmiany do programu, a pracownik drugiej zmiany z łatwością może je odczytać i zostawić swój komentarz. Nie ma konieczności dzwonienia do współpracowników po godzinach. 

W przypadku mniejszych firm produkcyjnych w komunikacji wewnętrznej często istnieje luka informacyjna pomiędzy pracownikami biurowymi a produkcyjnymi. Biurowi wysyłają do siebie maile i komunikują się za pomocą innych narzędzi elektronicznych, a osoby pracujące na produkcji zwykle nie mają dostępu do komputera z mailem. W efekcie nie zawsze mają możliwość odczytania wiadomości i sprawnej komunikacji dotyczącej realizacji zadań.

Mając proste narzędzie czy aplikację do zarządzania zadaniami, porządkującą komunikację, mogą korzystać z niej na telefonie i być w kontakcie

3.Łatwość obsługi

Proste aplikacje do zarządzania zadaniami, np. Trello, nie wymagają bardzo dobrej znajomości zasad działania programów, są intuicyjne i łatwe w użyciu. Mogą z nich korzystać nawet osoby, która na co dzień nie są na bieżąco z obsługą programów komputerowych.

Jak zorganizować komunikację wewnętrzną w narzędziu do zarządzania zadaniami?

Aby narzędzia do zarządzania projektem spełniały swoją rolę, potrzebujesz odpowiednio je wdrożyć. Zacznij od stworzenia architektury komunikacji. W tym celu określ:

  • Jakie tablice mają być stworzone w narzędziu,
  • Jak będą się nazywać,
  • Kto ma mieć uprawnienia, do których tablic,
  • Kto ma widzieć, które zadania i czyje,
  • Zasady dotyczące poruszania się po tablicach i używania ich, czyli: nazwy list z zadaniami, 
  • kto może nimi zarządzać i przesuwać zadania z miejsca na miejsce, 
  • kto może oznaczać zadania jako ukończone i delegować zadania innym, a kto może je tylko komentować, edytować czy umieszczamy pliki i załączniki, 
  • czy na listach zadań umieszczane będą np. tylko linki, a pliki na zewnątrz, np. na Dysku Google lub serwerze. 
  • Gospodarza (zarządzającego) – jego rolą będzie: 
  • porządkowanie zadań, 
  • sprawdzanie, czy nie wiszą niepotrzebne, ukończone zadania, 
  • doglądanie i gospodarzenie na tablicy, żeby była przejrzysta, czysta, a komunikacja przebiegała sprawnie i nie było w niej chaosu, powodującego, że pracownicy się zniechęcą do używania narzędzia, a komunikacja będzie zaburzona.

Dobrze, aby każda tablica z zadaniami miała swojego gospodarza. Takie podejście pozwoli Ci efektywnie wdrożyć wybrane narzędzie, a zarządzanie projektami stanie się naprawdę proste. 

Narzędzia do zarządzania zadaniami, a opór ze strony pracowników

Wdrażając narzędzie do zarządzania zadaniami, możesz spotkać opór ze strony pracowników. Czasami jest tak, że: 

  • mają swoje stare nawyki, z którymi nie chcą się rozstawać, 
  • nie chcą uczyć się nowych rzeczy,
  • nie rozumieją nowych narzędzi,
  • boją się nieznanego. 

Co możesz zrobić? Zaakceptuj opór i maksymalnie zaangażuj pracowników w proces wdrażania narzędzia oraz tworzenia jego architektury, o której pisałem wyżej. Jeśli opór trwa długo (2-3 miesiące), a pracownicy nie widzą dla siebie korzyści ze stosowania narzędzia i nie używają go, to prawdopodobnie popełniony został błąd w procesie wdrożenia. Wtedy dobrze jest skorzystać ze wsparcia zewnętrznego konsultanta, którym jestem. Pomagam skutecznie wdrożyć takie systemy w firmach razem z pozostałymi ekspertami z SILLEO.

Gdzie sprawdzą się narzędzia do zarządzania zadaniami?

Narzędzia do zarządzania projektami mogą być tzw. mieczem obosiecznym. Z jednej strony mobilizują do działania, gdy Ty i Twoi współpracownicy widzicie zadania innych osób, terminy i stan ich realizacji (nikt nie chce być opóźniającym realizację zadań, gdy inni działają na czas). Z drugiej strony wzbudzają ciekawość pracowników, którzy zaczynają wzajemnie interesować się swoją pracą i śledzić komentarze. Dlatego polecam narzędzia do zarządzania zadaniami do firm, stawiających na dobrą współpracę w zespole, które mają transparentność i nie muszą ukrywać swoich komentarzy do konkretnych zadań. Podsumowując: Programy do zarządzania projektami świetnie sprawdzą się w dobrze współpracujących zespołach i pozwolą jeszcze bardziej usprawnić ich pracę.

Przeczytaj również: Komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych

Dla usprawnienia komunikacji i zarządzania zadaniami warto też skorzystać ze szkoleń:

Bruno Żółtowski

Doradza menedżerom i wspiera zarządy firm w budowaniu strategii HRM (Human Resources Management). Diagnozuje potrzeby organizacji i projektuje procesy rozwojowe dla firm i instytucji. Specjalizuje się w usprawnianiu pracy zespołów oraz szkoleniu menedżerów z zarządzania zadaniami i efektywności osobistej.
Wykorzystuje doświadczenia zawodowe zdobyte w pracy trenera, menedżera i przedsiębiorcy, co pomaga mu syntetyzować wiedzę i skuteczniej rozwiązywać problemy Klientów. W 2005 roku założył firmę SILLEO, gdzie obecnie pełni rolę prezesa Zarządu spółki.
Ukończył studia magisterskie i doktoranckie z zakresu psychologii, studia menedżerskie w Szkole Głównej Handlowej, szkołę coachingu, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, liczne szkolenia dla trenerów i z zakresu Lean Management.
Uwielbia włóczęgę po świecie z plecakiem na plecach i dobrego bluesa.