Jak efektywnie delegować zadania?

Kilka dni temu Beata opowiedziała o tym, jak konstruktywnie krytykować. Dziś poruszamy kolejne istotne zadanie związane z psychologią biznesu.

Na myśl o otwarciu kalendarza i próbie wciśnięcia do niego kolejnego zadania przechodzą Cię ciarki? Doba wydaje Ci się za krótka, a potok zadań nigdy się nie kończy? Jeśli tak – oznacza to, że potrzebujesz pomocy. Jednym z najlepszych rozwiązań jest przekazywanie części swoich zadań swoim pracownikom. O tym jak sprawnie i efektywnie przekazywać zadania dowiesz się z poniższego tekstu.

Dlaczego warto delegować zadania?

Oddanie części władzy w ręce pracowników może wydawać się ryzykowne, warto jednak pomyśleć o korzyściach, jakie przynosi ono firmie i pracownikom. Przede wszystkim takie zarządzanie uwolni Cię od zadań, które mogą być wykonane pod Twoim nadzorem. Zyskujesz dzięki temu cenny czas, który możesz przeznaczyć na inne istotne zadania, np. związane z rozwojem firmy.

Niemniej ważnym aspektem delegowania uprawnień jest rozwój kompetencji pracowników, którzy przyjmując nową odpowiedzialność uczą się, stają się bardziej pewni siebie, co z kolei nie pozostaje bez znaczenia dla ich motywacji do pracy. Takie zarządzanie daje możliwość lepszego wykorzystania zasobów pracowników, pojawiają się nowe pomysły i rozwiązania. Poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie pracowników w pracę jest większe.

Brzmi pięknie! Jak więc delegować uprawnienia, aby osiągnąć efekty takie jak wyżej?

Świadome i odpowiedzialne delegowanie

Rozwój pracownika w firmie

Każdy pracownik z czasem rozwija się i przy odpowiednim zarządzaniu staje się samodzielny.

Kluczową sprawą jest świadomość, że dane zadanie może być delegowane. To bywa trudne, szczególnie kiedy zazwyczaj polegasz tylko na sobie. Ważne jest także, aby mieć świadomość tego, że delegując zadanie, nie oddajesz odpowiedzialności za jakość jego wykonania, ostatecznie to Ty za nie odpowiadasz.  Twoim obowiązkiem jest zatem wspieranie pracownika w realizacji zadania, konsultowanie proponowanych rozwiązań oraz pomoc w razie trudności.

Sprawne delegowanie nie jest możliwe bez pracownika, który posiada odpowiednie kwalifikacje – innymi słowy – istnieje największe prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie wykonane prawidłowo. Ale uwaga! Kuszące może być delegowanie zadań tylko do tych pracowników, których uznajemy za zdolnych czy tych, którzy akurat mają mniej pracy. Warto też rozważyć zaangażowanie tych mniej aktywnych czy także tych, których chcesz przetestować, by zyskać kolejnych zaangażowanych członków zespołu.

Co musi wiedzieć pracownik?

Aby delegowanie uprawnień było efektywne jasno sformułuj cel zadania – nie tylko ten bezpośredni, ale także to, jaki wpływ na całą organizację będzie miała jego realizacja – pozwoli to pracownikowi poczuć wartość jego pracy, zwiększy zaangażowanie, a tym samym jakość wykonania zadania.

Pracownik musi także wiedzieć jakiego rezultatu oczekujesz (im bardziej konkretny tym lepiej). Unikniesz dzięki temu nieporozumień. Jeśli delegujesz zadanie pracownikowi doświadczonemu, nie określaj sposobu, w jaki zadanie ma zostać zrealizowane, rób to w przypadku osób mniej doświadczonych – przekaż niezbędne wskazówki i instrukcje, także te dotyczące pożądanego sposobu realizacji pracy.

Pytania, które zadaje sobie manager

Sprawny manager szuka rozwiązań i nieustannie zadaje sobie ważne pytania.

Przekaż również jaki jest konkretny termin, w którym oczekujesz realizacji zadania, poinformuj jaki jest jego priorytet i zapewnij o swojej dostępności w razie pytań. Dobrze jest także upewnić się czy pracownik zrozumiał zadanie zgodnie z Twoją intencją – daj sobie czas na zadawanie pytań.

Delegowanie nie zawsze będzie takie samo

Zwróć uwagę, jakie jest doświadczenie i umiejętności osób w Twoim zespole. Zapewne różnią się nieco lub nawet znacznie od siebie. Te różnice powodują, że w różny sposób powinny być przekazywane im zadania. Doskonale zobrazował to Harvey Sherman, którego koncepcja 6 stopni delegowania zadań, mimo upływu lat jest wciąż aktualna i warta wykorzystania:

  1. zbadaj problem, przedstaw mi informacje, podejmę decyzję, co należy robić.
  2. zbadaj problem, przedstaw mi możliwe działania, argumenty za i przeciw, przedstaw do mojej akceptacji jedno z rozwiązań, podejmę decyzję co należy robić.
  3. zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zaczekaj z działaniem aż wyrażę zgodę.
  4. zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zrób to chyba, że zdecyduję inaczej.
  5. działaj, powiadom mnie co zrobiłeś.
  6. działaj, nie są ci już potrzebne żadne kontakty ze mną.

Kiedy już oddasz uprawnienia do realizacji zadania, pamiętaj o jednym – by nie poddać się odruchowi i nie ingerować w pracę osoby, która ją wykonuje. Być może okaże się, że istnieją inne, może nawet lepsze, sposoby realizacji zadania, które „od zawsze” należało do Ciebie. Ciesz się tym i obserwuj jak rozwijają się Twoi współpracownicy i jak dzięki temu rozwija się cała twoja firma.

Agnieszka Dunaj

Sprawne zarządzanie zespołem to jeden z elementów proponowanych przez nas szkoleń dla firm. Jeśli jesteś głodny wiedzy zapraszamy do czytania naszego bloga lub po prostu kontakt bezpośredni.

  • Posted by Agnieszka Dunaj
  • On 29 marca 2018