Zgrany i współpracujący zespół to marzenie wielu menedżerów, ale także pracowników. Zgrane zespoły częściej i szybciej odnoszą sukcesy, ich członkowie są bardziej zmotywowani i dają z siebie 100%. Jednak stan takiej sielanki nie zawsze jest łatwy do osiągnięcia. Co przeszkadza zespołom w sprawnej i efektywnej współpracy? Oto 4, moim zdaniem najważniejsze, powody.
W organizacji panuje kult jednostki
Każda organizacja, bardziej lub mniej świadomie przekazuje swoim członkom zestaw zasad, które nazywamy kulturą organizacyjną. Dzięki tym zasadom pracownicy wiedzą co jest mile, a co niemile widziane, jakie zachowania i postawy zasługują na nagrodę, a jakie są karane. Problem w tym, że te zasady nie zawsze służą całej organizacji i często funkcjonują nieoficjalnie. Na przykład: w pewnej organizacji, z którą współpracujemy nigdzie nie jest zapisane, że kadra menedżerska może przychodzić do pracy później niż reszta pracowników, ale i tak to robią i nie spotykają ich za to konsekwencje. Wniosek: kiedy znajdziesz się na stanowisku kierowniczym możesz przychodzić później do pracy.
W organizacjach, w których kuleje praca zespołowa często spotykamy się z taką właśnie niepisaną zasadą, która brzmi mniej więcej tak: „nieważne jaki wysiłek włożą w projekt członkowie zespołu i tak doceniony zostanie tylko szef”. Wniosek z tej zasady: „nie ma sensu się starać w imieniu zespołu, opłacalna jest tylko praca na własne nazwisko”.
Pracownicy uczą się w ten sposób, że współpraca nie jest wartością, a jako członek zespołu jest się niewidzialnym. Można zostać zauważonym i docenionym tylko wtedy kiedy przy nazwisku osoby odpowiedzialnej za projekt nie będzie stało żadne inne. Z tego punktu widzenia praca zespołowa to strata energii, lepiej grać do własnej bramki. Tym bardziej, że jednostki o wysokim potencjale (tzw. high-achievers) zazwyczaj aktywnie zabiegają o utrzymanie swojego statusu i tworzą rodzaj elity, przez którą trudno się przebić. Tego typu problemy widzimy zarówno w dużych firmach, jak i w małych i średnich przedsiębiorstwach.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jak poradzić sobie kiedy w organizacji zauważamy kult jednostki? Istotne jest nie tylko zakomunikowanie zespołom, że wartością jest współpraca w zespole, ale także faktyczne docenianie pracy zespołowej, każdej osoby, która ma wkład w sukces zespołu. Można to robić na wiele różnych sposobów, chociażby wymieniając w podziękowaniach wszystkich członków, którzy pracowali na sukces zespołu czy rotując role w zespole w ramach różnych projektów (w jednym projekcie liderem jest 1 osoba, a w innym tę rolę przejmuje ktoś inny). Dobrze przy tym zadbać także o odpowiednie nastawienie szefa zespołu – to ważne, aby zrozumiał dlaczego ma wspierać pracę zespołową i że nie będzie ona w żaden sposób dla niej lub niego zagrożeniem.
Brak relacji między członkami zespołu
Pracując z zespołami i menedżerami często słyszymy, że relacje między członkami w ich zespole ograniczają się do spraw służbowych. Nie wiedzą kim ich współpracownicy są prywatnie, jaka jest ich sytuacja rodzinna, co lubią, a czego nie, co robią w czasie wolnym. W pracy nie rozmawia się na prywatne tematy, bo jest to widziane jako strata czasu. Powoduje to, że pracownicy w takich zespołach nie mają szans na zaspokojenie jednej z podstawowych potrzeb człowieka jaką jest potrzeba przynależności, a tym samym nie uzyskają korzyści w postaci spokoju psychicznego i poczucia bezpieczeństwa. Zgodnie z teorią samodeterminacji Deci i Ryana, realizacja tej potrzeby (obok potrzeby poczucia kompetenecji i wpływu) jest kluczowa, aby można było oczekiwać od pracownika wewnętrznej motywacji do pracy.
Zadbanie o relacje w zespole w trakcie pandemii i wiążącej się z nią pracy zdalnej jest szczególnie trudne, niemniej jest to jedno z ważniejszych zadań każdego menedżera. W jaki sposób zadbać
o budowanie relacji między członkami zespołu? Przede wszystkim należy modelować odpowiednie zachowania – np. jeśli chcesz, żeby pracownicy dzielili się z Tobą swoimi prywatnymi sprawami – jako szef musisz zrobić pierwszy to samo. Warto też stwarzać okazje do bliższego poznania się. Wykorzystaj czas na początku zebrań na swobodną rozmowę o tym co ostatnio dzieje się w życiu osób, które w nim uczestniczą, zachęcaj do celebrowania urodzin, imienin i innych ważnych wydarzeń, zorganizuj wspólne świętowanie sukcesów zespołu, a od czasu do czasu spotkajcie się po pracy, poza siedzibą firmy – na terenie, gdzie w naturalny sposób każdy pojawi się w prywatnym wydaniu.
Konflikty są zamiatane pod dywan
Konflikty i nieporozumienia spotykane są w każdym zespole, nawet w tych, które funkcjonują wzorcowo. Co je jednak odróżnia od niewspółpracujących zespołów to to, że w tych ostatnich konflikty są pomijane i zamiatane pod dywan, a nie rozwiązywane na bieżąco. Wiele razy słyszałam od menedżerów na temat kłótni wewnątrz zespołu: „To ich sprawa, nie mogę się w to mieszać”. Otóż, drogi menedżerze, możesz, a nawet – musisz. Nierozwiązane konflikty powodują, że pracownicy chowają urazę, zachowują pretensje. Znacząco wpływa to na ich pracę ponieważ próbują przemycić swoje niezadowolenie między słowami lub w swoim zachowaniu, co oczywiście spotyka się
z adekwatną reakcją drugiej strony. W ten sposób nakręca się spirala konfliktu. Jeśli tego nie przerwiesz, nie dasz możliwości rozwiązania, ryzykujesz zepsuciem relacji w zespole, wrogim nastawieniem członków zespołu do siebie, tworzeniem rywalizujących ze sobą grup, a nawet odejściem osób zaangażowanych w konfliktRóżnica poglądów, interesów lub celów między dwoma lub więcej osobami. W zarządzaniu ludźmi ważne jest umiejętne zarządzanie konfliktami, aby nie negatywnie wpływały one na pracę zespołu…..
Jak więc radzić sobie z konfliktami w zespole? Przede wszystkim uznaj, że konfliktRóżnica poglądów, interesów lub celów między dwoma lub więcej osobami. W zarządzaniu ludźmi ważne jest umiejętne zarządzanie konfliktami, aby nie negatywnie wpływały one na pracę zespołu…. istnieje i że jego rozwiązanie może doprowadzić do rozwoju zespołu – np. dzięki wprowadzeniu nowych zasad, które będą zapobiegały podobnym sytuacjom w przyszłości. Kolejnym krokiem jest jasny feedbackJednym z najpopularniejszych pojęć związanych z komunikacją biznesową jest feedback. Definicja feedbacku podkreśla, że jest to informacja ukierunkowana na wprowadzanie udoskonaleń. Może dotyczyć zadań wykonanych przez pracownika czy nowego produktu…. udzielony wszystkim zaangażowanym w konfliktRóżnica poglądów, interesów lub celów między dwoma lub więcej osobami. W zarządzaniu ludźmi ważne jest umiejętne zarządzanie konfliktami, aby nie negatywnie wpływały one na pracę zespołu…. osobom – pracownicy muszą wiedzieć, że zależy Ci na dobrej atmosferze i rozwiązaniu problemu. Dla zapewnienia transparentności – zadbaj o to, żeby wszystkie zaangażowane osoby były obecne podczas takiej rozmowy. Następnie samodzielnie lub korzystając
z pomocy bezstronnego facylitatora należy dojść do przyczyny konfliktu – bez poszukiwania winnych. Należy dowiedzieć się jakie interesy jednej lub drugiej strony zostały zagrożone i jak wspólnie możecie o nie zadbać. Ostatnim etapem jest wprowadzenie stosownych zmian w zasadach funkcjonowania zespołu.
Członkowie zespołu nie wiedzą jak ważna jest współpraca
Ostatni punkt wydaje się trywialny, ale faktycznie wiele osób pracujących w zespołach nie ma świadomości istoty współpracy. Często jest to związane z tym, że nie są informowani o całym procesie, którego są częścią, a jedynie o tym wąskim jego wycinku, którym się zajmują. Jeśli dodatkowo komunikacja w zespole nie jest zbyt rozbudowana, a pracownicy o swoich zadaniach rozmawiają tylko ze swoim przełożonym – to mamy gotowy przepis na silosy w ramach zespołu.
To na co warto zwrócić uwagę w takiej sytuacji to częste organizowanie spotkań zespołu, podczas których wszyscy pracownicy mówią o tym czym się ostatnio zajmują oraz z jakimi trudnościami się spotykają. Pozwoli to w naturalny sposób uświadomić członkom zespołu jaki mają wpływ na całe zadanie lub projekt. Warto też przekazując pracownikom zadania wyjaśnić ich kontekst – dlaczego jest ono ważne, jaki ma być końcowy efekt, co się wydarzy jeśli nie zostanie zrealizowane prawidłowo, jaki wpływ ma na zespół i całą organizację. Dzięki takiemu podejściu pracownicy nie tylko będą znali wagę pracy zespołowej, ale też wzrośnie ich motywacja – kiedy wiedzą jak ważni są dla całego procesu, czują się ważniejsi.
Budowanie współpracujących zespołów to ciągła praca, która wymaga od menedżera empatii i uważności na to co dzieje się w zespole oraz na emocje, postawy i zachowania jego członków. Konieczne jest też dynamiczne działanie. Jeśli zależy ci na zgranym, efektywnym zespole sprawdź czy któryś z opisanych wyżej problemów dotyczy twoich współpracowników. Jeśli tak – nie czekaj dłużej – tylko działaj, bo szybka reakcja będzie twoim sprzymierzeńcem.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jeśli jesteś menedżerem i czujesz, że twój zespół mógłby funkcjonować lepiej, a jednocześnie nie wiesz jak samodzielnie przeprowadzić zmianę, zapraszam Cię na konsultację do SILLEO. Pomożemy ci znaleźć rozwiązania dopasowane do twojej sytuacji.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub pracujesz w HR i szukasz szkolenia dla menedżerów – zapraszam Cię do sprawdzenia naszego szkolenia z zarządzania.
