Nielubiane, zapominane, nieprzestrzegane, nieprzystosowane do środowiska pracy i zmieniającego się rynku lub, co gorsza, nieistniejące – procedury, bo o nich mowa, nie cieszą się dobrą sławą. W tym artykule chcę pokazać Ci, że nie są takie straszne, a odpowiednio opracowane, pełnią niezwykle ważną rolę w firmie rodzinnej i wpływają na jej rozwój.
Z moich obserwacji ze współpracy z właścicielami firm rodzinnych istniejących na rynku od kilkunastu, kilkudziesięciu lat wynika, że często nie mają oni spisanych procedur. Mają je w głowie i nie czują potrzeby ich zapisu, gdyż je pamiętają i doskonale wiedzą, co, jak robić i w jakiej kolejności. Problem pojawia się, gdy właściciel planuje przejść na emeryturę, nagle zachoruje lub umiera, a jego następca nie ma takiej wiedzy i doświadczenia, jak on. Często nie jest również odpowiednio przygotowany do nowej roli. W takiej sytuacji, nawet w najlepiej funkcjonującej firmie, mogą pojawić się kłopoty.
Problem braku procedur dotyczy również młodych przedsiębiorstw i przekłada się na ich działanie.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Procedury – dlaczego Twoja firma ich potrzebuje?
Korzyści z posiadania procedur w firmie rodzinnej jest wiele:
- Gdy wspomniany właściciel odchodzi na emeryturę, stworzenie procedur pozwala zebrać jego wiedzę, wskazówki, by nie umknęły i wykorzystać do dalszego rozwoju firmy.
- Spisanie procedur pomaga pracownikom lepiej odnaleźć się w firmie, ponieważ wiedzą, co mają robić. To z kolei oszczędza czas potrzebny na znalezienie właściwego rozwiązania czy przeszkolenie nowych pracowników.
- Posiadanie i stosowanie procedur pozwala utrzymać wysoką jakość obsługi. Firma zyskuje zadowolonych i lojalnych klientów.
- Jasne procedury rozwiewają wątpliwości dotyczące odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach. W efekcie pracownicy nie przerzucają się zadaniami i rzadziej dochodzi do konfliktów w zespole.
Procedury w firmie rodzinnej – jak je tworzyć i wprowadzać?
Aby procedury były skuteczne, ważne jest ich odpowiednie opracowanie. Jeśli zastanawiasz się, jak je przygotować, mam dla Ciebie kilka wskazówek:
- Wyznacz procesy w firmie, które powinny być opisane procedurami w pierwszej kolejności. Kieruj się kryterium ważności danej procedury dla utrzymania ciągłości pracy w firmie w sytuacji niespodziewanych kryzysów, np. nieobecności kluczowego pracownika, braku dostaw towarów itp.
- Poproś pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach, by spisali krok po kroku najważniejsze etapy konkretnych procesów, które realizują, np. co robią, gdy klient zgłasza reklamację.
- Tworząc i spisując procedury zawsze myśl o osobie, która będzie z nich korzystać, np. wdrażając się na stanowisko.
- Zaangażuj pracowników i zapytaj ich, co myślą o planowanych zmianach (często mają świetne pomysły i rozwiązania lepsze niż Ty, ponieważ lepiej wiedzą, z jakimi problemami spotykają się w pracy).
- Przetestuj procedury po ich napisaniu. Daj gotowy tekst lub schemat osobie, która nie ma wiedzy w danym temacie i poproś, by wykonała czynności zgodnie z instrukcją.
- Tworząc procedury w firmie, przygotuj na nie siebie i innych. Ludzie często ich nie lubią. Nowe, nieznane budzi lęk, dlatego tak ważne jest umiejętne komunikowanie i pokazanie korzyści z ich wprowadzenia.
Jeśli zastanawiasz się, w jakich obszarach dobrze jest tworzyć procedury, poniżej kilka przykładów dla lepszego zobrazowania tematu:
- obsługa reklamacji (pomoże zadbać o lepszą jakość obsługi klienta),
- wprowadzenie nowego klienta do bazy/CRM,
- publikowanie treści w social media,
- przygotowanie zebrania zarządu, szkolenia zespołu itp.,
- wystawianie faktur za zrealizowane usługi,
- przygotowanie materiałów i komponentów do produkcji,
- wysyłka towarów.
To tylko kilka przykładów, choć oczywiście w zależności od specyfiki firmy i branży może być ich znacznie więcej.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Nawet jeśli stworzyłeś swoją firmę rodzinną sam, od podstaw, nie wiesz wszystkiego. Nie jesteś w stanie być ekspertem od produkcji, sprzedaży, obsługi klienta, reklamacji, transportu, logistyki, IT i marketingu. Jako właściciel nie musisz kontrolować wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Pozwól pracownikom uczyć się na błędach. Nie rób wszystkiego za nich. Zyskasz doświadczony i samodzielny zespół.
Potrzebujesz wsparcia w tworzeniu procedur? Pomożemy!
W ramach świadczonych przez nas usług w SILLEO tworzymy i spisujemy procedury dla właścicieli firm rodzinnych z różnych branż. Najczęściej proszą nas oni o opracowanie procedur do samodzielnej rekrutacji oraz wyszkolenia i wdrożenia nowych pracowników na konkretne stanowiska. Tworzymy kompletne narzędzia i ćwiczenia wspierające proces rekrutacji. Przygotowujemy listy pytań, przykładowe ogłoszenia rekrutacyjne i treść maili wysyłanych do kandydatów.
Jeśli potrzebujesz wsparcia, zapraszam do kontaktu. Tworząc procedury, zaoszczędzisz nie tylko czas i pieniądze, ale również usprawnisz działanie firmy.
Przeczytaj również -> Firmy rodzinne – najczęstsze problemy w zarządzaniu.
