Komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych

komunikacja zespoły rozproszone
You are currently viewing Komunikacja wewnętrzna w zespołach rozproszonych

Prowadzisz małą lub średnią firmę, a Twoi pracownicy pracują w różnych godzinach, lokalizacjach lub online? Zastanawiasz się, jak dobrze zarządzać zespołem oraz usprawnić lub zorganizować komunikację wewnętrzną, by Twój team pracował lepiej i efektywniej? Mam dla Ciebie kilka wskazówek. Są one wynikiem mojego doświadczenia zdobywanego przez lata podczas współpracy z właścicielami firm i menedżerami.

Pracownicy tworzący tzw. zespoły rozproszone, zwykle pracują zmianowo, zdalnie lub w różnych oddziałach. To sprawia, że rzadko się widzą, a co za tym idzie, mają mniej okazji do spotkań, spontanicznej rozmowy i lepszego poznania się. Dlatego ważne jest, by w zespołach rozproszonych szczególnie zadbać o sprawną komunikację. Dotyczy to również pracowników, którzy dotychczas pracowali razem, ale sytuacja związana z pandemią zmusiła ich do pracy w domu.

Jako menedżer czy właściciel firmy, potrzebujesz zaplanować, zorganizować i odpowiednio skoordynować komunikację w zespole. Jak to zrobić, kiedy nie pracujecie w jednym miejscu? Dowiesz się z dalszej części artykułu.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie, gdy zespół jest rozproszony?

Planowanie komunikacji wewnętrznej w małej lub średniej firmie, w zespołach rozproszonych zacznij od określenia kanałów komunikacji. Moje doświadczenie w pracy z firmami pokazuje, że właściciele często ich jasno nie określają. Najczęściej wykorzystywane są oczywiście maile i telefony, ale dochodzą do nich różnego rodzaju komunikatory takie jak:

  • Whatsapp,
  • Messenger,
  • Telegram,
  • Signal,
  • Microsoft Teams,
  • Slack (wykorzystywany głównie w branży IT i marketingu).

Komunikacja półformalna często prowadzona jest na Messengerze. Powoduje to dezorganizację pracy i wiele problemów. Najczęstsze, które spotykam w komunikacji wewnętrznej w zespołach rozproszonych, dotyczą:

  • zbyt dużej ilości kanałów komunikacji,
  • trudności z szybkim odnajdywaniem informacji (pracownicy nie pamiętają, gdzie pisali ze sobą na dany temat),
  • trudności w wyszukiwaniu załączników,
  • długiego scrollowania (przewijania) komunikatora w celu znalezienia informacji,
  • mieszania komunikacji formalnej (dotyczącej kwestii zawodowych) i nieformalnej,
  • brak dostępu do niektórych komunikatorów przez wszystkich pracowników.

W SILLEO obsługiwaliśmy firmę, w której cała komunikacja była oparta na Messengerze. Według mnie jest to podejście ryzykowne przynajmniej z dwóch powodów:

  1. Darmowy komunikator, jakim jest Messenger, może zniknąć w każdej chwili, a wraz z nim znaczna część firmowej komunikacji.
  2. Zagrożone jest bezpieczeństwo danych, które są udostępniane przez pracowników.

Kolejny krok w planowaniu i koordynacji komunikacji wewnętrznej w zespołach rozproszonych to jasne określenie, które kanały wykorzystujemy do komunikacji spontanicznej na tu i teraz oraz odróżnienie ich od narzędzi do zarządzania zadaniami. Te drugie powinny służyć wyłącznie zlecaniu zadań i rozmowom o nich.

O tym, jakie narzędzia dobrze sprawdzają się w delegowaniu zadań i komunikacji z nimi związanej, napiszę w osobnym artykule.

Komunikacja wewnętrzna w firmie w zespołach rozproszonych, a spotkania online

W trosce o dobrą komunikację w zespołach rozproszonych dobrze jest również jasno określić zasady dotyczące spotkań online. Co mam na myśli?

  • Wyznaczenie terminów i godzin spotkań oraz określenie czasu ich trwania (jeśli mają odbywać się cyklicznie, a według mnie o regularność w tym obszarze dobrze jest zadbać).
  • Wskazanie konkretnej osoby, która będzie pełnić rolę koordynatora spotkań.
  • Określenie zasad dotyczących włączania kamerek (umożliwiają one lepszą komunikację opartą nie tylko na przekazie słownym, ale również mowie ciała i integrują). Nie mam na myśli tego, by dyrektywnie narzucić jej włączanie, ale wspólnie z zespołem wypracować zasady, które wszyscy zaakceptują.

Jak określić zasady dotyczące komunikacji mailowej w firmie?

Innym ważnym obszarem do uporządkowania jest komunikacja mailowa w firmie. Tutaj również dobrze jest określić:

  • gdzie będą umieszczane duże pliki (filmy, zdjęcia), np. na dysku Google, Dropboxie, firmowym serwerze, w chmurze, aby łatwo można je znaleźć,
  • zasady dotyczące komunikacji mailowej, np. kogo dodajemy w kopii maila, czy używamy opcji ‘odpowiedz do wszystkich’, a nie tylko do jednej osoby, jeśli innych pracowników również dotyczy temat.

Jasne określenie zasad sprawia, że zespół ma pewną przewidywalność, rytm, rytuał. Pracownicy wiedzą, że konkretnego dnia o konkretnej godzinie odbywają się spotkania na ustalonych zasadach, których wszyscy się trzymają. To bardzo porządkuje komunikację.

Przeczytaj również -> 4 powody, dla których w Twoim zespole nie ma współpracy.

Określiłeś zasady komunikacji wewnętrznej w zespołach rozproszonych i co dalej?

Gdy określisz zasady komunikacji, dobrze jest je spisać i egzekwować. Jeśli natomiast masz problem z określeniem zasad, zorganizuj spotkanie zespołu. Poproś pracowników, aby przedtem zastanowili się, jakie kwestie dotyczące komunikacji w firmie przeszkadzają im i rodzą problemy. Na kolejnym spotkaniu postarajcie się wspólnie wypracować rozwiązania i zasady. Potem pozostanie je wdrożyć i przestrzegać ich.

Podsumowując, kanałów komunikacji wewnętrznej w zespołach rozproszonych nie może być zbyt dużo, by nie powstawał chaos informacyjny. Dobrze, aby były one bezpieczne i jasno określone.

Jeśli jako menedżer lub właściciel firmy potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu komunikacji w firmie, zapraszam do kontaktu lub udziału w naszym szkoleniu komunikacja w zespole oraz innych szkoleniach dla menedżerów.

Bruno Żółtowski

Doradza menedżerom i wspiera zarządy firm w budowaniu strategii HRM (Human Resources Management). Diagnozuje potrzeby organizacji i projektuje procesy rozwojowe dla firm i instytucji. Specjalizuje się w usprawnianiu pracy zespołów oraz szkoleniu menedżerów z zarządzania zadaniami i efektywności osobistej.
Wykorzystuje doświadczenia zawodowe zdobyte w pracy trenera, menedżera i przedsiębiorcy, co pomaga mu syntetyzować wiedzę i skuteczniej rozwiązywać problemy Klientów. W 2005 roku założył firmę SILLEO, gdzie obecnie pełni rolę prezesa Zarządu spółki.
Ukończył studia magisterskie i doktoranckie z zakresu psychologii, studia menedżerskie w Szkole Głównej Handlowej, szkołę coachingu, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, liczne szkolenia dla trenerów i z zakresu Lean Management.
Uwielbia włóczęgę po świecie z plecakiem na plecach i dobrego bluesa.