Rolą zarządzania jest osiąganie celów organizacji w taki sposób, aby właściwie wykorzystywać potencjał finansowy, materialny i ludzki. Żyjemy w świecie ciągłych zmian, rozwijającej się złożoności biznesu, powszechnej dostępności do technologii. W takiej sytuacji to ludzie decydują o sukcesie firmy a kluczem do niego jest jakość zarządzania pracownikami. Pracownicy potrzebują przywódców, którzy stworzą im warunki do wykorzystania posiadanych umiejętności i możliwości. U podstaw skutecznego zarządzania leżą kierownicze kompetencje menedżerów oraz narzędzia, jakich używają w przewodzeniu ludziom. Kilkunastoletnia praktyka ekspertów firmy szkoleniowej SILLEO pokazuje, że wysokie umiejętności społeczne i znajomość praktycznych narzędzi zarządzania pomagają menedżerom budować efektywne zespoły.
Spis treści
- Jak skutecznie kierować zespołem?
- Jak być efektywnym liderem, liderką?
- Dlaczego delegować zadania?
- Jakie zadania delegować pracownikom?
- Jak delegować zadania?
- Jak przekazywać zadania, by pracownicy je realizowali?
- Dobre praktyki delegowania w pracy zdalnej
- Jak kontrolować pracę zespołu?
Jak skutecznie kierować zespołem?
Bycie przywódcą to odpowiedzialne zadanie, na jego barkach spoczywa realizowanie celów firmy poprzez wydajną pracę zespołów. Dobre pełnienie tej roli wymaga dobrego przygotowania i wielu lat doświadczeń. Ci, którzy zarządzają firmami często zadają sobie pytanie: jak przygotować menedżerki i menedżerów, aby dobrze kierowali ludźmi i przynosili firmie zyski? Analizując najczęstsze problemy w firmach, dostrzegam, że ich źródło koncentruje się na najważniejszych funkcjach szefa:
- Delegowanie zadań do wykonania
- Wspieranie pracowników w realizacji zadań
- Kontrolowanie wykonywania zadań
- Reagowanie na złe wyniki pracy
- Wzmacnianie motywacji pracowników.
Cykl kierowania ludźmi zawierający te pięć etapów nadaje pracy odpowiedni kierunek, by realizować cele organizacji i zwiększyć swoją efektywność menedżerską.
Bez względu na charakter organizacji, role menedżera i cykl zarządzania się nie zmieniają. Jednak zatrudniając lub awansując pracownika na stanowisko kierownicze warto zadbać o jego wdrożenie, aby stworzyć warunki do wykorzystania posiadanych kompetencji i umożliwić osiąganie celów. W jednym z naszych artykułów dzielimy się dobrą praktyką jak wyglądało wdrożenie kierownika produkcji u jednego z naszych klientów.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jak być efektywnym liderem, liderką?
Menedżer jest efektywny, kiedy potrafi zdiagnozować poziom kompetencji i zaangażowania pracownika oraz elastycznie dopasować metody wpływu na pracownika. To istota przywództwa – wpływać na poszczególnych pracowników i całe zespoły w taki sposób, by osiągali zamierzone cele.
Zadaniem szefów jest widzieć, jakie braki i potrzeby mają pracownicy i kierować ich rozwojem w taki sposób, aby posiadali odpowiednią wiedzę, umiejętności oraz motywację do wykonywania zadań w pracy. Nie istnieje więc jeden idealny styl przywództwa, menedżer musi być elastyczny – dopasowywać swoje działania do ludzi, sytuacji, zadań i warunków. Czasem musi wydawać polecenia i wskazywać palcem, co należy robić. Czasem powinien posłuchać jaki pomysł na realizację zadania ma pracownik i dać mu wolną rękę. Najważniejsze, żeby trafnie wybierał, kiedy i w jaki sposób ma się zachować.
Dlaczego delegować zadania?
Zlecanie zadań pracownikom jest najważniejszym elementem w zarządzaniu ludźmi. Na efektywność menedżera wpływa umiejętność zlecania zadań zespołowi w taki sposób, aby były one realizowane zgodnie z oczekiwaniami firmy. Często menedżerowie wpadają w pułapkę przekonania, że sami zrobią coś lepiej i szybciej. Poświęcają własny czas na pracę po godzinach, bo nie chcą go przeznaczyć na tłumaczenie, monitorowanie i rozliczanie pracowników z wykonanych działań. Szkolenie z delegowania zadań lub wsparcie poprzez proces coachingowy w tym zakresie będzie wtedy najlepszą inwestycją. Pomoże zmienić przekonania menedżera, a także dostarczy praktycznych narzędzi do efektywnego przekazywania zadań zespołowi. Z praktyki szkoleniowej zebraliśmy garść wskazówek jak delegować i jak zwiększyć swoją efektywność menedżerską.
Menedżerowie często skarżą się, że ich pracownikom brakuje samodzielności. Pierwszy krok do samodzielności to pozwolić na nią, dawać szansę na wykonanie zadania bez nadmiernej kontroli. Delegowanie powinno być chlebem powszednim menedżera, priorytetowym zadaniem do wykonania. Po pierwsze dlatego, żeby odciążyć siebie od operacyjnej pracy. Po drugie – delegowanie jest narzędziem do usamodzielniania się pracowników. Poszerzanie zakresu pracy i odpowiedzialności jest dla pracownika okazją do rozwoju, zdobycia doświadczeń i zademonstrowania swojej skuteczności. Jeśli chcemy mieć w firmie kompetentnych i odpowiedzialnych pracowników – należy im zlecać nie tylko takie zadania, z którymi dobrze sobie radzą. Dzięki przekazywaniu pracownikom częściowej odpowiedzialności za zadania optymalnie wykorzystujemy wiedzę i umiejętności w zespole. W końcu to suma działań całego zespołu przynosi efekty. Jeśli widzisz, że w Twoim zespole nie ma współpracy, zweryfikuj czy dobrze rozdzielasz zadania i cele.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jakie zadania delegować pracownikom?
Efektywny menedżer deleguje wszystko to, czego sam nie musi zrobić. Nie chodzi jednak o błahe sprawy, których szef sam nie ma ochoty wykonać.
Warto przekazywać pracownikom czynności cykliczne lub związane z dużymi projektami czy złożonymi zadaniami. Do tego przydatna jest umiejętność upraszczania zadań, która polega na tym, że zadanie rozbijane jest konkretne czynności i drobne działania. Dzięki temu menedżer lepiej wykorzysta własny czas i przy okazji zapozna pracownika z częścią większego przedsięwzięcia.
Szef powinien delegować zadania nie wymagające jego osobistego zaangażowania, np. zbieranie informacji, sprawdzanie szczegółów dokumentów, przygotowywanie raportów (jeśli nie zawierają poufnych danych). Delegowanie nie może jednak obejmować spraw strategicznych, bardzo ważnych, trudnych i ryzykownych.
Jak delegować zadania?
Delegowanie wymaga analizy zadania i sytuacji, diagnozy poziomu wiedzy, umiejętności i doświadczenia oraz sprawdzenia motywacji pracownika, któremu przekazywana jest sprawa.
Przed oddelegowaniem zadania menedżer powinien zadać sobie kilka pytań:
- Jaki jest charakter zadania (łatwe, trudne, złożone, nowe, rutynowe)?
- Jakie doświadczenie ma pracownik?
- Jaką wiedzę i umiejętności posiada pracownik?
- Jakie będzie jego nastawienie do realizacji zadania?
- Jakimi innymi obowiązkami obłożony jest pracownik?
Odpowiedzi na te pytania będą determinowały sposób, w jaki menedżer zleci zadanie i ile czasu da pracownikowi na jego wykonanie. Będą miały wpływ na zakres wsparcia, jakie dostanie pracownik w trakcie wykonywania pracy oraz intensywność kontrolowania przez menedżera.
Jak przekazywać zadania, by pracownicy je realizowali?
Zadania należy przekazywać pracownikom tak szybko, jak to możliwe. Nawet, jeśli w danym momencie są zajęci inną pracą, szybkie poinformowanie ich o nowych zadaniach spowoduje, że lepiej zaplanują swoje działania.
Delegowanie to przekazywanie decyzji o tym, jakie zadanie należy wykonać w określonym czasie. Aby dobrze je wykonać pracownik powinien otrzymać wszystkie niezbędne informacje:
- Co trzeba zrobić?
- Jaki ma być rezultat zadania?
- Jakich narzędzi i informacji potrzebuje?
- Jakie ma granice swobody działania?
- Jaki jest termin realizacji zadania?
- Dlaczego zadanie jest ważne? Jaki jest jego sens?
- Na jakie wsparcie ze strony menedżera lub zespołu może liczyć?
- Jak często i w jaki sposób będzie monitorowane zadanie?
Przekazywanie nowego zadania pracownikowi na początku zajmuje więcej czasu. W dłuższej perspektywie menedżerowie, którzy przeznaczają czas na delegowanie uzyskują lepsze rezultaty – pracownicy mogą samodzielnie wykonywać zadania.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Dobre praktyki delegowania w pracy zdalnej
Dla wielu menedżerów wciąż zagadką jest jak zarządzać pracą zdalną zespołu, aby ich praca przynosiła oczekiwane rezultaty. Niektórzy ludzie dobrze funkcjonują bez szefa i współpracowników. Koncentrują się na swoich zadaniach i są bardzo efektywni w pracy zdalnej. Większość jednak potrzebuje zespołu do ciągłej stymulacji – potrzebują wiedzieć co robią inni, nad czym pracują, kto może im pomóc. Poczucie, że jesteśmy zespołem buduje się przez interakcje i świadomość dążenia do wspólnego celu. Potrzebujemy zwizualizować pracę zespołu, jeśli nie możemy jej doświadczać podczas wspólnego pobytu w biurze. Aplikacje wykorzystujące metodę Kanban doskonale pokazują, jak wygląda przepływ pracy w zespole. Pozwala dostrzec każdej osobie z zespołu: kto nad czym pracuje, ile rzeczy się dzieje, jakie są potencjalne problemy. To doskonały sposób na skoncentrowanie zespołu na działaniach.
Jak kontrolować pracę zespołu?
Po przekazaniu obowiązków zadaniem menedżera jest obserwować i wspierać swoich pracowników. Menedżer musi pamiętać o zadaniach, które zlecił. Dobrym sposobem monitorowania zadań pracowników są efektywne zebrania zespołu. Stwarzają okazję do pozyskania aktualnej informacji na temat zadań, ewentualnych zmian czy trudności, które mogą napotkać pracownicy, mobilizują do działania i popychają pracę do przodu.
Spotkania z zespołem mają wpływ na efektywność pracy menedżera i zespołu, szczególnie gdy musimy zarządzać pracą zdalną zespołu. Dzięki spotkaniom szef:
- otrzymuje bezpośrednio z zespołu informacje o statusie realizowanych zadań oraz
o trudnościach jakie napotkali pracownicy, - informacje skierowane do wszystkich wypowiada raz, a nie do każdego pracownika
z osobna, - może efektywnie rozwiązywać problemy w zespole, pomagać w realizacji zadań.
Nie zawsze trzeba spotykać się z pracownikami na żywo. Nasi trenerzy pokazują kilka dobrych praktyk jak prowadzić spotkania online – szybkie i efektywne zebrania monitorujące pracę zespołu.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Podsumowanie
Zarządzanie zespołem ma dwa punkty odniesienia: pracownicy – ci, którzy podążają za przywódcą, oraz organizację – zgodnie z jej oczekiwaniami menedżer realizuje cele. Tak też rozumiemy rolę menedżerów – jako przywódców budujących dobre relacje z pracownikami i osiągających cele organizacji. Niezależnie od tego, czy to problemy małych przedsiębiorstw, firmy rodzinnej, dużego przedsiębiorstwa lub korporacji – pomagamy zmienić menedżerów w skutecznych przywódców, by prężnie rozwijali firmę.
Nowym wyzwaniem dla menedżerów są też młodzi pracownicy z Pokolenia Z – często liderzy nie wiedzą, jak z nimi postępować i jak budować zespół składający się z młodych osób. W SILLEO mamy doświadczenie we wspieraniu liderów w takich problemach.
Jeśli chcesz sprawdzić, jak możemy pomóc menedżerom w Twojej firmie, interesują Cię szkolenia z zarządzania – skontaktuj się z nami.