You are currently viewing Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w małej firmie?

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w małej firmie?

Projekty, zadania, wymiana informacji z nimi związanych oraz kilku/kilkunastoosobowy zespół ludzi pracujący nad ich realizacją. To rzeczywistość wielu przedsiębiorstw. Aby działały sprawnie, niezbędna jest dobra komunikacja wewnętrzna w firmie. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się, jak ją usprawnić, by poprawić efektywność pracowników, ten artykuł jest dla Ciebie.

Współpracując z właścicielami firm, dostrzegam, że wiele problemów, które ich dotykają, wynika z niewłaściwej komunikacji wewnętrznej. Przedsiębiorcy, zgłaszając się do nas, często mają tego świadomość, ale nie do końca wiedzą, jak ją usprawnić, a podejmowane próby nie zawsze przynoszą oczekiwane efekty. Jakie problemy w komunikacji wewnętrznej najczęściej dostrzegają i jakich wskazówek im udzielamy w SILLEO? Dowiesz się z dalszej części artykułu.

Jakie są najczęstsze problemy w komunikacji wewnętrznej w małej firmie?

Najczęstsze problemy, o których mówią nam klienci (właściciele firm), to:

  • chaos informacyjny,
  • zagubione informacje,
  • problemy z docieraniem informacji do odpowiednich osób, do których powinny trafić,
  • nadmiar informacji kierowanych do wszystkich pracowników również tych, których nie dotyczą,
  • brak konkretnej informacji, kto ma się zająć daną sprawą i oczekiwanie, że znajdzie się chętny, który sam się zgłosi (w efekcie sprawy są niezałatwione, co wpływa na pracę innych osób).

Jeśli dostrzegasz podobne problemy w swojej firmie i zastanawiasz się, jak to wszystko uporządkować, poniżej kilka wskazówek.

Od czego zacząć planowanie komunikacji wewnętrznej w firmie?

Na początek proponuję zacząć od spisania i rozrysowania procesów w firmie. To właśnie one pociągają za sobą konieczność komunikacji. Procesy najlepiej spisać w formie mapy. W tym celu:

  • rozrysuj linie komunikacyjne, czyli kto, z kim i w jakiej sprawie się komunikuje,
  • określ dotychczasowe kanały komunikacji i narzędzia, jakie są wykorzystywane,
  • spisz najczęściej powielane wpadki i błędy w komunikacji (zrób to z zespołem nie sam, mając na uwadze, że nie chodzi tutaj o wzajemne obwinianie się i krytykowanie, a o poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie).

W kolejnym kroku, gdy będziecie wiedzieć, jakie luki występują w komunikacji, postarajcie się maksymalnie uprościć proces i jasno określić:

  • kto,
  • do kogo,
  • w jakiej sprawie,
  • w jakiej kolejności,

…ma dzwonić lub pisać.

Dużym ułatwieniem będzie wskazanie właściciela danego procesu w firmie, czyli osoby odpowiedzialnej za efekt całościowy. Pozwoli to uniknąć sytuacji, z którą miałem ostatnio do czynienia – pracownik nie wykonał swojego zadania, termin minął, a zapytany o powód stwierdził, że nie otrzymał potrzebnych informacji. Pracownik nie czuł się właścicielem procesu, więc biernie czekał, zamiast przypomnieć się odpowiedniej osobie i poprosić ją o niezbędne dane.

Komunikacja wewnętrzna w firmie a kanały komunikacji

Kolejną ważną rzeczą jest wskazanie narzędzi do komunikacji wewnętrznej w firmie. Co jakiś czas, współpracując z przedsiębiorcami, spotykam się z tym, że bardzo ważne informacje, np. o finansach czy dane osobowe, wysyłane są prywatnymi kanałami przez Whatsapp, Skype, w grupach na Facebooku, sms-em, na prywatne adresy e-mail. Takie sytuacje nie powinny mieć miejsca.

Jeśli w firmie nie ma jasno określonych kanałów komunikacji wewnętrznej, szanse, że dane wydostaną się na zewnątrz, są większe. Wskazanie kanałów i trzymanie się ich, to nie tylko gwarancja bezpieczeństwa, ale również łatwość odnajdywania informacji (łatwiej je znaleźć np. w dwóch kanałach niż w kilku).

Jakie narzędzia wybrać do zarządzania zadaniami i komunikacji wewnętrznej w firmie?

W poprawie komunikacji wewnętrznej oraz zarządzaniu zadaniami pomogą Ci przeznaczone do tego narzędzia. Osobiście polecam:

  • Trello,
  • MS Planer,
  • Asanę.

Wszystkie dają dużo możliwości i zawierają pomocne usprawnienia. Ułatwiają między innymi przydzielanie zadań właściwym osobom, wyznaczanie terminów realizacji i dają wgląd w postęp prac nad poszczególnymi zadaniami/projektami.

Jeśli chcesz, abyśmy przyjrzeli się komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie i pomogli Ci ją usprawnić, wykorzystując do tego naszą wiedzę i doświadczenie w tym obszarze, zapraszam do kontaktu.

Przeczytaj również -> 4 powody, dla których w Twoim zespole nie ma współpracy.

Bruno Żółtowski

Doradza menedżerom i wspiera zarządy firm w budowaniu strategii HRM (Human Resources Management). Diagnozuje potrzeby organizacji i projektuje procesy rozwojowe dla firm i instytucji. Specjalizuje się w usprawnianiu pracy zespołów oraz szkoleniu menedżerów z zarządzania zadaniami i efektywności osobistej.
Wykorzystuje doświadczenia zawodowe zdobyte w pracy trenera, menedżera i przedsiębiorcy, co pomaga mu syntetyzować wiedzę i skuteczniej rozwiązywać problemy Klientów. W 2005 roku założył firmę SILLEO, gdzie obecnie pełni rolę prezesa Zarządu spółki.
Ukończył studia magisterskie i doktoranckie z zakresu psychologii, studia menedżerskie w Szkole Głównej Handlowej, szkołę coachingu, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, liczne szkolenia dla trenerów i z zakresu Lean Management.
Uwielbia włóczęgę po świecie z plecakiem na plecach i dobrego bluesa.