You are currently viewing Jak narzędzie do zarządzania zadaniami pomogło lepiej zorganizować się małej firmie produkcyjnej

Jak narzędzie do zarządzania zadaniami pomogło lepiej zorganizować się małej firmie produkcyjnej

Klient: małe przedsiębiorstwo, zatrudniające około 20 osób, działająca w branży chemicznej. Produkcja w firmie odbywa się w systemie zmianowym (3 zmiany).

Czego potrzebował klient?

Jeden z problemów z jakim klient zgłosił się do SILLEO polegał na niewystarczającej kontroli nad realizowanymi przez produkcję zamówieniami (przeczytaj o tym jak rozwiązujemy problemy małych i średnich przedsiębiorstw). Proces realizacji zamówienia był elastyczny (nie dotyczyło to samego procesu produkcji, który jest ściśle określony). W sposób oczywisty dla małej firmy stanowi to zaletę, ale jednocześnie utrudnia zdiagnozowanie na jakim etapie, z danym zamówieniem zespół się znajduje, a na jakim powinien się znajdować.  

Ponadto, materiał przyjmowany do realizacji usługi często nie był opatrzony odpowiednimi danymi, niezbędnymi do identyfikacji zamówienia. Wynikało to częściowo z braku ścisłych procedur przyjmowania materiału, ale także z zachowania wieloletnich klientów, którzy byli przyzwyczajeni, że mają możliwość przywiezienia materiału o dowolnej porze, często nie wypełniając wymaganego przez magazyn przyjęć dokumentu WZ.

W firmie klienta konsultantka SILLEO zdiagnozowała także problem z przepływem informacji – zwykle tylko jedna osoba miała wiedzę na temat tego na jakim etapie jest dane zamówienie, jakie kroki zostały podjęte w przypadku reklamacji, jakie ustalenia z klientem były poczynione przez osobę go obsługującą.

Wobec tej sytuacji, konsultantka SILLEO zarekomendowała wdrożenie narzędzia do zarządzania zadaniami, które w sposób jasny i przejrzysty pozwoli zebrać w jednym miejscu wszystkie zamówienia – zarówno te, które zostały już zrealizowane, jak i te w trakcie realizacji i oczekujące na realizację.

Jak pomogliśmy Klientowi?

Prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy od przedstawienia właścicielowi proponowanego przez nas narzędzia do planowania zadań, czyli aplikacji Trello. Wybór padł na takie właśnie oprogramowanie, gdyż w bezpłatnej wersji pozwala na bezpieczne przechowywanie dużej ilości informacji. Aplikacja ta jest także dostępna w wersji na telefony komórkowe, dzięki czemu pracownicy produkcyjni nie muszą korzystać w komputera by stale mieć wgląd w kolejne zlecenia. Nasza konsultantka zaprezentowała najbardziej użyteczne funkcjonalności aplikacji, a także wymagania, jakie będą przed nami w trakcie wdrożenia. To dla nas bardzo ważne, aby klient miał pełną informację zanim rozpoczniemy wdrożenie narzędzia.

Kolejnym krokiem było przygotowanie struktury tablic w Trello, tak, aby odzwierciedlała procesy realizowane przez produkcję oraz cały proces obsługi klienta i realizacji zamówienia. Ten etap miał kluczowe znaczenie dla całego wdrożenia. Zaprojektowane rozwiązanie musi być łatwe do adaptacji
i do użytkowania przez pracowników firmy. Wdrożenie tego typu narzędzia zawsze wiąże się
z koniecznością zmiany przyzwyczajeń pracowników, wyrobienia nawyku korzystania z nowego rozwiązania. Dlatego też zawsze już na tym etapie staramy się ten proces maksymalnie uprościć i spowodować, żeby narzędzie było jak najbardziej przyjazne i przyjemne w użytkowaniu.

Aby skutecznie wdrożyć Trello w firmie odbyły się konsultacje z kluczowymi pracownikami, którzy jednocześnie mieli być głównymi użytkownikami narzędzia. Spotkania te miały na celu poznanie ich potrzeb, ich perspektywy oraz wspólne opracowanie warunków, jakie musi spełniać struktura tablic. Jednocześnie konsultantka SILLEO miała możliwość poznać obawy pracowników. Część z nich na tym etapie rozwiać, a część potraktowaliśmy jako wyzwanie do podjęcia. Ponadto, taka ścisła współpraca w fazie projektowania struktury pozwoliła pracownikom poczuć się współodpowiedzialnymi za wprowadzane do firmy rozwiązanie Więcej o wpływaniu na zaangażowanie pracowników przeczytasz na blogu SILLEO.

W wyniku przeprowadzonych konsultacji powstała wersja testowa struktury tablic. Zadaniem grupy pracowników zaproszonej do testowania narzędzia było wypełnienie tablic treścią, a więc konkretnymi zadaniami. Ideą tego działania było sprawdzenie czy zaprojektowana struktura spełnia swoją rolę, jest czytelna i łatwa w obsłudze. Na testowanie przeznaczyliśmy tydzień roboczy, a po jego zakończeniu zebraliśmy informacje zwrotne od pracowników testujących narzędzie. Na ich podstawie do struktury tablic zostały wprowadzone zmiany.

Ostatnim etapem wdrożenia było przeszkolenie wszystkich pracowników – przyszłych użytkowników Trello. Dzięki temu pracownicy zrozumieli zasadę działania tej aplikacji, nauczyli się tworzenia nowych struktur oraz obsługi kart. Była to też doskonała okazja do rozwiania wszelkich wątpliwości oraz wyjaśnienia potrzeby wprowadzenia nowego narzędzia. Dzięki temu właściciel firmy zyskał poparcie pracowników dla wprowadzanej zmiany.

Działania po zakończeniu wdrożenia

Z doświadczenia wiemy, że najlepsze wdrożenie i przeszkolenie pracowników nie uchroni firmy przed sytuacjami, w których będzie potrzebować wsparcia jeszcze przez jakiś czas. Dlatego też przez 3 miesiące po wdrożeniu usługi odbywały się konsultacje dla kluczowych pracowników. Służyły one przede wszystkim testowaniu gotowego rozwiązania i elastycznemu wprowadzaniu zmian, jeśli były one potrzebne. Ponadto, konsultantka SILLEO koncentrowała się na rozwiązywaniu bieżących trudności w użytkowaniu Trello oraz wspieraniu kadry menedżerskiej w motywowaniu pracowników do codziennego używania tego narzędzia.

Efekty naszych działań

Wprowadzenie narzędzia do zarządzania zadaniami znacznie podniosło wydajność firmy. Zaoszczędzony czas, który wcześniej poświęcano na zorientowanie się jakie zlecenie produkcyjne aktualnie jest realizowane, można było wykorzystać na pozyskiwanie kolejnych zleceń i wprowadzanie usprawnień w pozostałych procesach.

Wdrażając aplikację Trello zyskano także dane do diagnostyki efektywności procesów – czas, jaki zadanie znajduje się na danym etapie, gdzie występują przestoje, sprzężenia, co powoduje opóźnienia. Dzięki analizie tych danych firma ma możliwość wprowadzać kolejne usprawnienia. Menedżerowie mogą podejmować świadomie decyzje oparte na twardych danych, dzięki czemu zniwelowane zostaje poczucie niepewności. Wpływa to także na zaangażowanie pracowników, ponieważ widzą oni wyraźnie jak swoją pracą mogą wpłynąć na usprawnienie realizowanych procesów.

Niewątpliwie korzyścią z wdrożenia Trello było uporządkowanie procesów oraz większa nad nimi kontrola. Osoby odpowiedzialne za realizację zamówień zyskały łatwy dostęp, z każdego miejsca, do danych dotyczących klientów oraz szczegółów przeprowadzanej usługi. Dzięki temu nie traciły czasu na poszukiwanie potrzebnych informacji, a na pytania klientów mógł odpowiedzieć każdy kto miał dostęp do tablic.

Wdrożenie tego rozwiązania nie byłoby możliwe bez dużego zaangażowania kluczowych pracowników. To dzięki ich konsekwencji i stałemu kontaktowi z pozostałymi pracownikami użytkującymi Trello firma mogła przejść przez tę zmianę i cieszyć się teraz spokojem i kontrolą nad realizowanymi procesami.

Jak wdrożyć Trello w swojej firmie?

Tego typu trudności są jednymi z częściej występujących w firmach, szczególnie tych znajdujących się w fazie wzrostu, kiedy dotychczasowe sposoby zarządzania ludźmi i zadaniami przestają wystarczać przy zwiększonym zatrudnieniu obciążeniu pracą. Jeśli borykasz się z podobnymi trudnościami lub jeśli słyszałeś o tej aplikacji, ale nie wiesz, jak wdrożyć Trello w swojej firmie – zapraszamy do kontaktu. Przygotujemy rozwiązanie, które będzie dla Ciebie najbardziej efektywne.

Agnieszka Dunaj

Uczy menedżerów nowoczesnego podejścia do zarządzania ludźmi opartego na zaufaniu i budowaniu zaangażowania. Prowadzi warsztaty rozwijające kompetencje menedżerskie i coaching menedżerski.
Specjalizuje się w tematyce związanej z motywowaniem pracowników i komunikacją. Pomaga firmom przechodzić na partnerski i partycypacyjny styl zarządzania. Pracuje na sali szkoleniowej od 2001 roku i stale poszukuje nowych sposobów na ciekawe i efektywne przekazywanie wiedzy. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie menedżerskie, zarządzała zespołami w projektach międzynarodowych.
Ukończyła studia magisterskie z zakresu pedagogiki, studia magisterskie z filologii angielskiej, studia z zarządzania zasobami ludzkimi, Szkołę Trenerów Metrum, Szkołę Profesjonalnego Coachingu oraz Szkołę Treningu i Coachingu Zespołowego szereg szkoleń dla menedżerów.
Jest niepoprawną optymistką, w każdej sytuacji znajduje pozytywy.