Masz ważne zadanie do zrealizowania, ale widzisz mnóstwo powodów, aby nie zajmować się nim? Zamiast zająć się ważną sprawą odhaczasz na liście zadań błahe i niepilne zadania? Projekt z długim terminem realizacji czeka w kolejce, bo masz jeszcze mnóstwo czasu? Prokrastynujesz! A to tylko niektóre przykłady odwlekania.
Jakie są powody prokrastynacji ?
Odwlekanie spraw na później (prokrastynacja) wiąże się z pewną wyłącznie ludzką umiejętnością – potrafimy myśleć o przyszłości. Ta zdolność jest przyczyną naszych kłopotów z działaniem tu i teraz. Odkładamy, bo wyobrażamy sobie, że jutro lub w bliżej nieokreślonej przyszłości będziemy mieli: więcej czasu, więcej energii, więcej motywacji do pracy. Tak myślimy, dopóki nie nadejdzie dzień, w którym musimy zmierzyć się z wyzwaniem i okazuje się, że to wciąż my, tacy sami: zmęczeni, niezorganizowani, niechętni do działania.
Ulegamy pokusie odkładania na później, bo czujemy natychmiastową przyjemność i ulgę. Kiedy pojawia się na horyzoncie nagroda w postaci świętego spokoju, nasz mózg robi wszystko, aby ją zdobyć. Ewolucyjnie jesteśmy przygotowani, aby wykorzystać każdą okazję do otrzymania nagrody. Ten instynkt powoduje, że nie liczymy się ani z przyszłymi korzyściami, ani z negatywnymi skutkami unikania. Z tego samego powodu niechętnie realizujemy zadania długoterminowe, złożone, wymagające. Kosztują dużo wysiłku a korzyści z ich realizacji są odroczone w czasie. My nie lubimy czekać na nagrodę, chętniej sięgamy po to, co daje błyskawiczny zysk.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Jak radzić sobie z odkładaniem spraw na później?
Czasem prokrastynacja jest użyteczna. Niektóre sprawy rozwiązują się same i nie musimy się w nie angażować. Proste zadania, w których mamy duże doświadczenie i wysokie umiejętności robimy lepiej, gdy zostało już mało czasu i presja jest większa. Jednak w wielu sytuacjach odwlekanie przysparza nam niepotrzebnego napięcia. Ogranicza wykorzystanie w pełni zdolności intelektualnych, powoduje, że osiągamy gorsze rezultaty.
Skutecznym sposobem radzenia sobie z prokrastynacją jest wybieganie świadomością poza bieżącą chwilę. Odniesienie się do szerszego kontekstu, uświadomienie korzyści i strat pomoże oprzeć się temu, co aktualnie najbardziej nas odciąga od zadań. Połóż na jednej szali wagi bonus, jaki będziesz miał z wykonanego zadania a na drugiej – wysiłek, jaki musisz podjąć teraz. Zwykle wyobrażenie sobie tej nagrody staje się motywacją do działania.
Jak zacząć realizować zadania od razu?
Stwórz pamięć przyszłości. Kiedy zastanawiasz się czy coś zrobić teraz czy odłożyć, wyobraź sobie efekty swoich dzisiejszych decyzji w przyszłości. Możesz to zrobić na dwa sposoby:
- Wyobraź sobie jak będzie, kiedy zrealizujesz zadanie. Poświęcając chwilę na wyobrażenie sobie korzyści, poczucia satysfakcji i skuteczności, pomagasz swojemu mózgowi podjąć racjonalną decyzję. Napisanie oferty na czas, oddzwonienie do klienta od razu może przynieść zyski, ale też pomaga w utrzymaniu wizerunku wiarygodnego i rzetelnego człowieka.
- Pomyśl o negatywnych skutkach braku działania. Jeśli zadasz sobie pytanie „Co się stanie, jeśli nie zacznę działać teraz?” uświadomisz sobie, że jutro może być za późno lub masz wiele innych spraw, które staną na drodze by ruszyć z miejsca. Musisz stworzyć raport i potrzebujesz danych od współpracowników? Poproś o nie jak najwcześniej, bo być może i te osoby ulegają pokusie zwlekania.
Dokonuj wyborów z wyprzedzeniem. Zwykle jesteśmy bardziej racjonalni, gdy podejmujemy decyzję o jakimś działaniu niż wtedy, kiedy musimy z nim zmierzyć się tu i teraz.
- Stwórz nową zasadę: np. poświęcę 10 minut na zadanie zanim ulegnę pokusie odłożenia go. Zwykle to wystarcza, aby ruszyć z miejsca i zagłębić się w pracę na tyle, że szkoda nam ją porzucić.
- Pozbądź się pokus. Zaobserwuj co odciąga cię od zadań – może powiadomienia ze skrzynki mailowej, dzwoniący telefon, pytania współpracowników? Zanim zabierzesz się za wymagające zadanie odetnij wszelkie rozpraszacze. Zwiększysz znacząco szansę skoncentrowania się na pracy.
- Planuj zadania. Podczas planowania pracy zwykle kierujesz się racjonalnymi pobudkami – wybierasz zadania priorytetowe, które przybliżają cię do realizacji celów. Podziel duże, nieokreślone zadanie na niewielkie kroki, które nie wydają się aż takie trudne. Ustal też pierwsze najmniejsze działanie związane ze sprawą. Zrób to, a poczujesz większą motywację do zrealizowania kolejnego drobnego kroku. Zamiast dalej usprawiedliwiać się, że masz bardziej pilne sprawy będziesz już w drodze do celu.
Motywuj się, aby zwiększyć szansę na nieodkładanie zadań. Kij i marchewka to też dobre sposoby na walkę z prokrastynacją. W końcu nikt nie pyta co tobą kierowało w realizowaniu zadania. Najważniejsze, aby pojawiła się chęć do jego wykonania i zadowalający efekt.
- Złóż publiczną obietnicę. Powiedzenie innym o swoich jest bardzo skuteczne, gdyż nasz mózg jest niezwykle czuły na akceptację społeczną. Większości ludzi zależy, aby inni mieli o nich dobre zdanie. Nie lubimy słów krytyki, a na takie narażamy się, kiedy nie wywiążemy się ze złożonych obietnic. Deklarując: „Prześlę ci zestawienie do piątku rano” zwiększasz własne korzyści związane z realizacją postanowienia a to może wystarczyć, żebyś zabrał się do pracy.
- Powiąż pierwszy krok z nagrodą. Obiecaj sobie nagrodę za wykonanie zadania, którego unikasz. Dzięki temu widzisz w lepszym świetle koszty, które musisz ponieść. Świętuj każdy sukces, który jest wynikiem pokonania pokusy odwlekania.
Prowadzimy szkolenia
i coaching dla menedżerów
Więcej na temat motywacji przeczytasz w artykule Agnieszki Dunaj pt : „Jak motywować za pomocą relacji?„
Unikanie pokus wymaga od nas przewidywania przeszkód i planowania jak zabezpieczyć się przed ich wpływem. Często musimy być przebiegli, kreatywni i odważni, aby znaleźć sposoby na nieodwlekanie zadań. Dostałeś właśnie kilka wskazówek jak walczyć skutecznie z prokrastynacją. Naucz się je stosować. Pomogą ci działać rozsądnie i osiągać zamierzone cele. Zyskasz tym samym spokój i możliwość pełnego wykorzystania twojej wiedzy, umiejętności i doświadczeń.
