Procedury w firmie rodzinnej, dlaczego dobrze je tworzyć i wprowadzać?

Procedury w firmie rodzinnej, dlaczego dobrze je tworzyć i wprowadzać?

Nielubiane, zapominane, nieprzestrzegane, nieprzystosowane do środowiska pracy i zmieniającego się rynku lub, co gorsza, nieistniejące – procedury, bo o nich mowa, nie cieszą się dobrą sławą. W tym artykule chcę pokazać Ci, że nie są takie straszne, a odpowiednio opracowane, pełnią niezwykle ważną rolę w firmie rodzinnej i wpływają na jej rozwój.

Z moich obserwacji ze współpracy z właścicielami firm rodzinnych istniejących na rynku od kilkunastu, kilkudziesięciu lat wynika, że często nie mają oni spisanych procedur. Mają je w głowie i nie czują potrzeby ich zapisu, gdyż je pamiętają i doskonale wiedzą, co, jak robić i w jakiej kolejności. Problem pojawia się, gdy właściciel planuje przejść na emeryturę, nagle zachoruje lub umiera, a jego następca nie ma takiej wiedzy i doświadczenia, jak on. Często nie jest również odpowiednio przygotowany do nowej roli. W takiej sytuacji, nawet w najlepiej funkcjonującej firmie, mogą pojawić się kłopoty.

Problem braku procedur dotyczy również młodych przedsiębiorstw i przekłada się na ich działanie.

Procedury – dlaczego Twoja firma ich potrzebuje?

Korzyści z posiadania procedur w firmie rodzinnej jest wiele:

  • Gdy wspomniany właściciel odchodzi na emeryturę, stworzenie procedur pozwala zebrać jego wiedzę, wskazówki, by nie umknęły i wykorzystać do dalszego rozwoju firmy.
  • Spisanie procedur pomaga pracownikom lepiej odnaleźć się w firmie, ponieważ wiedzą, co mają robić. To z kolei oszczędza czas potrzebny na znalezienie właściwego rozwiązania czy przeszkolenie nowych pracowników.
  • Posiadanie i stosowanie procedur pozwala utrzymać wysoką jakość obsługi. Firma zyskuje zadowolonych i lojalnych klientów.
  • Jasne procedury rozwiewają wątpliwości dotyczące odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach. W efekcie pracownicy nie przerzucają się zadaniami i rzadziej dochodzi do konfliktów w zespole.

Procedury w firmie rodzinnej – jak je tworzyć i wprowadzać?

Aby procedury były skuteczne, ważne jest ich odpowiednie opracowanie. Jeśli zastanawiasz się, jak je przygotować, mam dla Ciebie kilka wskazówek:

  • Wyznacz procesy w firmie, które powinny być opisane procedurami w pierwszej kolejności. Kieruj się kryterium ważności danej procedury dla utrzymania ciągłości pracy w firmie w sytuacji niespodziewanych kryzysów, np. nieobecności kluczowego pracownika, braku dostaw towarów itp.
  • Poproś pracowników zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach, by spisali krok po kroku najważniejsze etapy konkretnych procesów, które realizują, np. co robią, gdy klient zgłasza reklamację.
  • Tworząc i spisując procedury zawsze myśl o osobie, która będzie z nich korzystać, np. wdrażając się na stanowisko.
  • Zaangażuj pracowników i zapytaj ich, co myślą o planowanych zmianach (często mają świetne pomysły i rozwiązania lepsze niż Ty, ponieważ lepiej wiedzą, z jakimi problemami spotykają się w pracy). 
  • Przetestuj procedury po ich napisaniu. Daj gotowy tekst lub schemat osobie, która nie ma wiedzy w danym temacie i poproś, by wykonała czynności zgodnie z instrukcją.
  • Tworząc procedury w firmie, przygotuj na nie siebie i innych. Ludzie często ich nie lubią. Nowe, nieznane budzi lęk, dlatego tak ważne jest umiejętne komunikowanie i pokazanie korzyści z ich wprowadzenia.

Jeśli zastanawiasz się, w jakich obszarach dobrze jest tworzyć procedury, poniżej kilka przykładów dla lepszego zobrazowania tematu:

  • obsługa reklamacji (pomoże zadbać o lepszą jakość obsługi klienta),
  • wprowadzenie nowego klienta do bazy/CRM,
  • publikowanie treści w social media,
  • przygotowanie zebrania zarządu, szkolenia zespołu itp.,
  • wystawianie faktur za zrealizowane usługi,
  • przygotowanie materiałów i komponentów do produkcji,
  • wysyłka towarów.

To tylko kilka przykładów, choć oczywiście w zależności od specyfiki firmy i branży może być ich znacznie więcej.

Nawet jeśli stworzyłeś swoją firmę rodzinną sam, od podstaw, nie wiesz wszystkiego. Nie jesteś w stanie być ekspertem od produkcji, sprzedaży, obsługi klienta, reklamacji, transportu, logistyki, IT i marketingu. Jako właściciel nie musisz kontrolować wszystkiego w najdrobniejszych szczegółach. Pozwól pracownikom uczyć się na błędach. Nie rób wszystkiego za nich. Zyskasz doświadczony i samodzielny zespół.

Potrzebujesz wsparcia w tworzeniu procedur? Pomożemy!

W ramach świadczonych przez nas usług w SILLEO tworzymy i spisujemy procedury dla właścicieli firm rodzinnych z różnych branż. Najczęściej proszą nas oni o opracowanie procedur do samodzielnej rekrutacji oraz wyszkolenia i wdrożenia nowych pracowników na konkretne stanowiska. Tworzymy kompletne narzędzia i ćwiczenia wspierające proces rekrutacji. Przygotowujemy listy pytań, przykładowe ogłoszenia rekrutacyjne i treść maili wysyłanych do kandydatów.

Jeśli potrzebujesz wsparcia, zapraszam do kontaktu. Tworząc procedury, zaoszczędzisz nie tylko czas i pieniądze, ale również usprawnisz działanie firmy.

Przeczytaj również -> Firmy rodzinne – najczęstsze problemy w zarządzaniu.

Bruno Żółtowski

Doradza menedżerom i wspiera zarządy firm w budowaniu strategii HRM (Human Resources Management). Diagnozuje potrzeby organizacji i projektuje procesy rozwojowe dla firm i instytucji. Specjalizuje się w usprawnianiu pracy zespołów oraz szkoleniu menedżerów z zarządzania zadaniami i efektywności osobistej.
Wykorzystuje doświadczenia zawodowe zdobyte w pracy trenera, menedżera i przedsiębiorcy, co pomaga mu syntetyzować wiedzę i skuteczniej rozwiązywać problemy Klientów. W 2005 roku założył firmę SILLEO, gdzie obecnie pełni rolę prezesa Zarządu spółki.
Ukończył studia magisterskie i doktoranckie z zakresu psychologii, studia menedżerskie w Szkole Głównej Handlowej, szkołę coachingu, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, liczne szkolenia dla trenerów i z zakresu Lean Management.
Uwielbia włóczęgę po świecie z plecakiem na plecach i dobrego bluesa.