Jak dzięki wdrożeniu kierownika produkcji zapewniliśmy święty spokój właścicielowi spółki produkcyjnej?

Jak dzięki wdrożeniu kierownika produkcji zapewniliśmy święty spokój właścicielowi spółki produkcyjnej?

Klient: firma produkcyjna z branży oświetleniowej, projektująca ekskluzywne lampy na zlecenie inwestorów do wysokobudżetowych projektów nieruchomości.

Czego potrzebował klient?

Głównym problemem z jakim borykał się nasz klient polegał na tym, że w obliczu pojawiającej się na rynku szansy rozwoju firmy i poszerzenia działań w branży, produkcja w jego firmie często miała opóźnienia w procesie. Niestety w wielu przypadkach wynikały one z niewłaściwego wykorzystania dostępnych zasobów. Konieczne było sprawne zarządzanie produkcją, prowadzące do lepszego wykorzystania zasobów ludzkich, materiałowych i czasu.

Dodatkowo, właściciel, pełniący jednocześnie rolę dyrektora sprzedaży potrzebował posiadać aktualne informacje na temat przebiegu procesu produkcji i ewentualnych trudności lub opóźnień. Było to niezbędne dla utrzymania satysfakcji klientów, którzy mogli być z wyprzedzeniem informowani o ewentualnych opóźnieniach.

Dotychczas osoby, zatrudnione na stanowisku kierownika produkcji nie spełniały oczekiwań właściciela. Wynikało to między innymi z wcześniejszych błędów popełnionych na etapie rekrutacji i wdrożenia. Stąd też zrodziła się potrzeba wsparcia właściciela spółki w zakresie pełnego wdrożenia nowego kierownika produkcji oraz przygotowania właściciela firmy do samodzielnej realizacji procesu rekrutacji i wdrożenia w przyszłości, w tym także na innych stanowiskach.

Jak przeprowadziliśmy usługę?

Przede wszystkim istotne dla naszych konsultantów było zrozumienie procesów w firmie klienta, wsłuchanie się w potrzeby szefa i zespołu oraz znalezienie elementów procesu, które w tej firmie są największym wyzwaniem. Naszym celem było nie tylko wdrożenie nowego kierownika produkcji, ale przede wszystkim dostarczenie właścicielowi firmy odpowiednich narzędzi i rozwinięcie kompetencji, które w przyszłości pozwolą mu na samodzielne przeprowadzenie procesów rekrutacji i wdrożenia.

Wdrożenie podzieliliśmy na 3 etapy.

1. Etap związany z przygotowaniem stanowiska i pierwszymi dniami w pracy. Jest to ten moment, który ma zasadnicze znaczenie w procesie budowania wizerunku pracodawcy, a który często jest traktowany jako marginalny. Tymczasem to właśnie pierwsze dni pracy i to jak zaopiekowany jest pracownik wpływają na ogólną ocenę pracodawcy i stanowi istotny element employer brandingu czyli budowania wizerunku pracodawcy.

Aby sprawnie wprowadzić nowego kierownika produkcji w najważniejsze sprawy w firmie nasi konsultanci przygotowali checklistę. Zawierała ona wszystkie niezbędne czynności, które należy wykonać, aby kierownik mógł podjąć pracę, m.in. kwestie związane z wymaganiami Kodeksu Pracy, dostępu do pomieszczeń firmowych, sprzętu, zapoznanie się z załogą. Check-lista zawierała także czynności, których celem jest zapoznanie nowego pracownika z firmą i współpracownikami, a także przeprowadzenie szkolenia stanowiskowego, podczas którego przekazana zostanie ogólna wiedza na temat produktów, klientów, podwykonawców, pracowników, procesu produkcji i montażu oświetlenia.

Dzięki tej liście proces przebiegł sprawnie, wszystkie najważniejsze sprawy zostały przekazane, a satysfakcja nowego kierownika produkcji była wysoka. Powstała na tym etapie checklista jest obecnie z powodzeniem wykorzystywana przy zatrudnianiu pracowników na inne stanowiska w firmie.

Etap wdrożenia kierownika za pomocą check-listy ten zakończył się w ciągu tygodnia od rozpoczęcia pracy przez niego.

2. Etap przygotowania procedury wdrożenia kierownika produkcji w szczegółową wiedzę i umiejętności związane z procesem produkcji i zarządzania nim, oraz wiedzę na temat produktów i klientów firmy.

Ten etap był najbardziej newralgiczny z punktu widzenia właściciela firmy, który jest osobą bardzo zajętą. Od początku nasi konsultanci mieli świadomość, że nie będzie w stanie poświęcić temu projektowi dużej uwagi. Jednocześnie cel jaki został przed nami postawiony – rozwój kompetencji właściciela firmy w zakresie wdrażania pracowników – wymagał od naszych konsultantów przygotowania czytelnych i prostych procedur, które będą łatwe do odtworzenia i zaadaptowania do innych stanowisk w przyszłości.

W przygotowanie procedury wdrożenia zaangażowaliśmy pracowników specjalizujących się w poszczególnych etapach produkcji oraz pracowników administracyjnych. Zależało nam na tym, żeby spojrzeć na produkcję oczami osób, które są w nią bezpośrednio zaangażowane i znają ją najlepiej, a także tych, którzy są klientami wewnętrznymi dla kolegów z produkcji. Mamy tu na myśli pracowników administracyjnych, dla których procesy produkcyjne są kluczowe by mogli oni dowozić swoje cele na czas. Dzięki temu opracowana procedura była kompletna i odpowiadała na potrzeby pracowników produkcji i zespołu w firmie.

Kluczowym elementem procedury była lista najważniejszych kompetencji i elementów wiedzy, które powinien opanować kierownik produkcji do 3 miesięcy po zatrudnieniu. Jednak, aby ta lista mogła być użyteczna, do każdej kompetencji dołączyliśmy wskaźniki. Było to bardzo ważne, szczególnie z punktu widzenia właściciela firmy, który chciał mieć możliwość szybkiej i jednoznacznej oceny, na ile dana kompetencja została opanowana przez nowego kierownika.

Tak przygotowana procedura umożliwiła sprawne zaplanowanie i przeprowadzenie wdrożenia – dzięki temu każdy pracownik odpowiedzialny za wdrożenie znał dokładnie swoje zadania oraz zakres wiedzy, którą miał przekazać. Miało też pozytywny wpływ na integrację pracowników z nowym kierownikiem – mieli okazję współpracować i lepiej się poznać. Jednocześnie proces wdrażania przebiegał według planu, do którego mógł odnieść się zarówno właściciel firmy przy ocenie wdrożenia, jak i kierownik produkcji w procesie poznawania firmy.

Ten etap został zaplanowany na kilkanaście tygodni – jest to wystarczający czas, aby przy tak precyzyjnie opracowanej procedurze ocenić czy po okresie próbnym pracownik powinien zostać w firmie.

3. Etap związany z monitorowaniem procesu wdrożenia

Na tym etapie w naszej pracy z klientem konsultanci SILLEO koncentrowali się na bezpośredniej współpracy z kierownikiem produkcji. W kilku z nich uczestniczył także właściciel firmy. Dzięki temu miał okazję zobaczyć, jak przebiega ten etap wdrożenia. Zależało nam przede wszystkim na tym, żeby sprawdzić na ile wymagania postawione przed kierownikiem produkcji są dla niego jasne, czy wskazane w procedurze kompetencje i wiedza zostały właściwie przekazane i czy pracownik ma jakieś wątpliwości lub trudności, które moglibyśmy rozwiązać. Takie podejście zwiększa efektywność procesu wdrożenia, jednocześnie pokazało właścicielowi firmy jak istotne jest poświęcanie czasu nowemu kierownikowi.

Efekty oczami klienta

Każdą usługę realizowaną dla naszych klientów kończymy sesją, której celem jest podsumowanie procesu oraz feedback. Oto na co szczególną uwagę zwrócił właściciel firmy:

  • Nawet najlepiej spisana procedura i wskaźniki mogą nieść ze sobą wieloznaczność i nieporozumienia. Warto je rozwiewać jak najwcześniej, aby zapobiec poważniejszym konsekwencjom.
  • Ważne jest to, aby stworzyć przestrzeń na szczerą rozmowę i bezpieczne zgłaszanie wątpliwości
  • i niejasności przez wdrażanego pracownika. Wdrożenie jest czasem, kiedy pracownik ma prawo popełniać błędy i mieć wątpliwości – istotne, aby wykorzystać je jako okazję do nauki lub weryfikacji wcześniejszych założeń.
  • Prawidłowo i rzetelnie przygotowana procedura, która jest czytelna dla wszystkich zainteresowanych jest kluczem do szybkiego wdrożenia i pozwala wyeliminować potencjalne błędy w interpretacji oczekiwań przełożonego.
  • Aktywne uczestnictwo właściciela firmy w procesie wdrożenia jest niezbędne dla poznania pracownika (jego silnych i słabych stron) i efektywne reagowanie na pojawiające się w pracy trudności
  • Pomoc konsultantów oszczędza czas szefa firmy, który musi dzielić czas pomiędzy wiele różnorodnych aktywności biznesowych.
    Przyjemnością była dla nas informacja, że właściciel firmy poczuł także efekt uboczny stworzenia procedury wdrożenia nowego pracownika – dzięki jej skutecznemu wykorzystaniu zarówno nowy pracownik jak i dotychczasowa ekipa odczuli uporządkowanie jako dodatkowy walor i zasób firmy. Dobrze spisane i wdrożone procedury wpływają pozytywnie na budowanie wizerunku pracodawcy i sprzyjają tworzeniu przyjaznych ludziom miejsc pracy.

Cały proces wymagał od naszych konsultantów wysokorozwiniętych umiejętności komunikacyjnych oraz dużej uważności i skupienia na potrzebach klienta i kierownika produkcji – to dało nam pewność, że realizowana usługa przyniesie użyteczny skutek. Jednocześnie istotne było zrozumienie biznesu, jego charakterystyki, dynamiki i potrzeb – dzięki temu mogliśmy być elastyczni i stale dostosowywać się aktualnej sytuacji nie tracąc z oczu celu klienta.

Zapraszamy do kontaktu osoby, które chciałyby usprawnić procesy wdrożenia pracowników w swoich firmach i instytucjach.

Agnieszka Dunaj

Uczy menedżerów nowoczesnego podejścia do zarządzania ludźmi opartego na zaufaniu i budowaniu zaangażowania. Prowadzi warsztaty rozwijające kompetencje menedżerskie i coaching menedżerski.
Specjalizuje się w tematyce związanej z motywowaniem pracowników i komunikacją. Pomaga firmom przechodzić na partnerski i partycypacyjny styl zarządzania. Pracuje na sali szkoleniowej od 2001 roku i stale poszukuje nowych sposobów na ciekawe i efektywne przekazywanie wiedzy. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie menedżerskie, zarządzała zespołami w projektach międzynarodowych.
Ukończyła studia magisterskie z zakresu pedagogiki, studia magisterskie z filologii angielskiej, studia z zarządzania zasobami ludzkimi, Szkołę Trenerów Metrum, Szkołę Profesjonalnego Coachingu oraz Szkołę Treningu i Coachingu Zespołowego szereg szkoleń dla menedżerów.
Jest niepoprawną optymistką, w każdej sytuacji znajduje pozytywy.