You are currently viewing Jak zmieniliśmy koordynatorów pewnej firmy w menedżerów?

Jak zmieniliśmy koordynatorów pewnej firmy w menedżerów?

Klient: agencja marketingu internetowego zatrudniająca około 30 osób

Czego potrzebował klient?

Właściciele, którzy jednocześnie pełnią funkcję zarządu agencji marketingowej zderzyli się z typową trudnością szybko rozwijających się firm, czyli brakiem dobrych menedżerów. W agencji było coraz więcej pracowników, którzy świetnie wykonywali swoją pracę i takich, którzy rozpoczynali dopiero swoją karierę w branży. Liczba i różnorodność tematów związanych z zarządzaniem pracownikami rosła i w końcu przerosła dwóch naprawdę świetnych szefów. Wybrali spośród zespołu koordynatorów, którzy mieli usprawnić pracę. Byli jednak do tej roli kompletnie nieprzygotowani. Nie sprawiało im trudności rozdzielanie zadań i raportowanie pracy. Jednak kompletnie czuli się bezradni, kiedy pracownicy popełniali błędy lub wchodzili w konflikty między sobą, przerzucali się odpowiedzialnością za zadania. Właściciele musieli angażować się w codzienne sprawy pracowników lub tłumaczyć koordynatorom jak zachować się w różnych sytuacjach z podwładnymi. Zamiast ludzi, którzy pomagają prowadzić firmę mieli zagubionych w roli koordynatorów.

Jak pomogliśmy klientowi?

Firma potrzebowała szybkiego wdrożenia pracowników bez doświadczenia w zarządzaniu ludźmi w rolę o charakterze menedżerskim. Właściciele potrzebowali koordynatorów, którzy z jednej strony poczują się liderami swoich zespołów, a z drugiej – stworzą zgraną grupę ludzi, którzy przejmą odpowiedzialność za sprawną współpracę miedzy pracownikami różnych działów. Istotną wartością dla właścicieli było to, aby angażować koordynatorów we wdrożenie ich do roli. Chcieli, aby mieli udział w diagnozie trudności, z jakimi się mierzą, a także mieli wpływ na proponowane rozwiązania. Połączenie celu, jaki postawił klient z otwarciem się na oczekiwania koordynatorów, wymagało od naszej firmy szkoleniowej uważności i umiejętności bycia ambasadorem każdej ze stron.

Rozpoczęliśmy działania od zebrania potrzeb koordynatorów. W pierwszej kolejności poprosiliśmy o wypełnienie ankiety, w której pytaliśmy m. in. o: trudności, jakie pojawiają się w realizacji zadań, sytuacje, w których potrzebują pomocy od przełożonych, pomysły na usprawnienie działania firmy. Na podstawie uzyskanych odpowiedzi przygotowaliśmy pytania do wywiadu z pracownikami. Podczas indywidualnych rozmów pytaliśmy o kwestie związane codzienną praktyką zarządzania zespołem: delegowanie i egzekwowanie zadań, motywowanie i rozwijanie pracowników, komunikowanie w trudnych sytuacjach, a także o współpracę pomiędzy koordynatorami a szefami firmy.

Dzięki analizie potrzeb rozwojowych sprecyzowaliśmy listę kompetencji, których potrzebują koordynatorzy, aby skutecznie w pełnili rolę menedżera. Stworzyliśmy również listę problemów do rozwiązania w firmie oraz nasze rekomendacje działań. Przedstawiliśmy je podczas wspólnego spotkania zarządu firmy i koordynatorów. Transparentność w działaniu i przekazywaniu informacji była w tym projekcie kluczowa – każda ze stron miała świadomość, że uczestniczy w zmianie, która rodzi obawy, ale wszystkim jest potrzebna.

Osoby wybrane do roli koordynatora nie szkoliły się wcześniej i nie miały doświadczeń w zarządzaniu ludźmi. Stąd zaczęliśmy ich rozwój od szkoleń – dostarczenia odpowiedniej wiedzy, podstawowych umiejętności menedżerskich i zbudowania świadomości roli lidera w firmie.

Cykl szkoleń menedżerskich rozpoczęliśmy od spotkania uświadamiającego współzależność zadaniową między pracownikami i działami. Pokazaliśmy rolę zarządu i koordynatorów jako osób łączących różnorodne priorytety i realizujących wspólne cele.

Przez kolejne 6 spotkań zarząd oraz koordynatorzy uczestniczyli w warsztatach, podczas których zdobywali wiedzę i umiejętności dotyczące:

  • konstruktywnej komunikacji z pracownikami,
  • elastycznego podejścia do zarządzania pracownikami,
  • skutecznego delegowania zadań pracownikom,
  • doceniania pracowników i prowadzenia rozmów feedbackowych,
  • monitorowania i egzekwowania zadań od zespołu,
  • prowadzenia spotkań z pracownikami.

Podczas warsztatów uczestnicy ćwiczyli nowe umiejętności na sytuacjach z pracownikami, których realnie doświadczają każdego dnia. Mieli okazję przeanalizować trudności w zarządzaniu zespołami i zaplanować bardziej skuteczne działania. Szkolenia dostarczyły też im narzędzi i technik, które wprost wykorzystywali w codziennym zarządzaniu pracownikami.

Równolegle z cyklem szkoleń zarząd korzystał z konsultacji, które były nastawione na trzy elementy:

  • identyfikacja obszarów, w których koordynatorzy będą mieli większe uprawnienia,
  • stawianie celów koordynatorom i ich monitorowanie,
  • wdrażanie podjętych decyzji, procedur, planów oraz komunikowanie ich zespołowi.

Efekty naszych działań:

Koordynatorzy i zarząd przez czas trwania szkoleń określili obszary odpowiedzialności każdej z ról. Usprawnili przepływ komunikacji między pracownikami, koordynatorami i zarządem. Koordynatorzy zaczęli regularnie spotykać się ze swoimi zespołami oraz z zarządem. Przekuli kilka problemów organizacyjnych w projekty do realizacji. Dzięki temu wdrożyli aplikację do zarządzania zadaniami, która usprawniła pracę firmy podczas pracy zdalnej wymuszonej pandemią.

W firmie odbywają się cykliczne spotkania operacyjne dotyczące bieżących zadań pracowników, dzięki czemu wszyscy mają wiedzę o potencjalnych zagrożeniach. Wpływa to na szybkość działania i bardziej skuteczne rozwiązywanie problemów. Zespół zarządzający ustalił również spotkania, na których omawiają statusy realizowanych projektów wewnętrznych. Zdecydowanie poprawiło to szybkość wprowadzania zmian.

Wraz ze wzrostem kompetencji menedżerskich koordynatorzy poszerzyli swoją perspektywę – zaczęli dostrzegać problemy, które wymagają systemowych rozwiązań. Angażują się, dzielą się obawami i pomysłami, wypracowują wspólne rozwiązania. Firma zyskała nie tylko lepszych menedżerów, ale przede wszystkim zespół, który wspólnie pracuje i wspólnie rozwija się.

Teraz czekamy na poznanie problemów w Twojej organizacji lub zespole, abyśmy mogli wykorzystać naszą wiedzę i doświadczenie w znalezieniu rozwiązania. Umów rozmowę z nami i zróbmy pierwszy krok w stronę długofalowej współpracy.

Beata Adamczyk-Nowak

Rozwija kompetencje społeczne menedżerów, które pozwalają im sprawnie zarządzać zespołami. Od 2000 roku prowadzi szkolenia opierając się na rzetelnej, empirycznie sprawdzonej wiedzy i praktyce biznesowej. Od ponad dwudziestu lat jest menedżerką i przedsiębiorcą.
Specjalizuje się w tematyce efektywności osobistej menedżerów, zarządzaniu zespołami i budowaniu kultury feedbacku w organizacjach. Pomaga menedżerom rozwijać umiejętności przywódcze.
Usprawnia procesy zarządcze w firmach Klientów opierając się na dobrych praktykach zarządzania zadaniami i czasem. Wykorzystuje aplikacje i nowe technologie do poprawiania produktywności zespołów. Optymalizuje procesy HR.
Ukończyła studia magisterskie z zakresu psychologii, studia z zarządzania zasobami ludzkimi, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, Szkołę Coachingu Menedżerskiego.
Jest pasjonatką biegania, najdłuższy pokonany dystans to ultramaraton Super Trail - 130 km górami.