6 sposobów na zorganizowanie pracy przed i po urlopie, żeby wypocząć w trakcie

Jak co roku, zbliża się wyczekany, upragniony urlop. Obiecujesz sobie: tym razem odpocznę, nie będę myśleć o pracy, nie odbiorę telefonów od współpracowników, nie załatwię ani jednej służbowej sprawy. Jednak często rzeczywistość okazuje się zupełnie inna. Co zrobić, żeby podczas wypoczynku nie poświęcać czasu pracy, jak zorganizować się w pracy przed urlopem i po powrocie, aby mieć spokojną głowę podczas wakacji? Poznaj 6 naszych sposobów na pozbycie się wakacyjnego napięcia.

1. Twórz listy zadań

Liczba spraw do załatwienia przed urlopem bywa przytłaczająca i łatwo popaść w chaos organizacyjny. Jeśli obawiasz się, że coś ważnego może ci umknąć przyjrzyj się swoim zadaniom już na 2-3 tygodnie przez urlopem. Przydane mogą się okazać listy zadań, dzięki którym każde istotne zadanie będzie pod kontrolą. Warto umieścić zadania na 3 listach:

a/ lista zadań, których termin wykonania przypada w okresie do końca twojego urlopu. Tu znajdą się te sprawy, które będą wymagały działania przed twoim wypoczynkiem.

b/ lista zadań, których termin wykonania przypada na krótki okres po twoim urlopie. Zadania znajdujące się na tej liście będą wymagały twojej uwagi bezpośrednio po twoim powrocie do pracy. Jeśli zadanie uznasz za priorytetowe lub będzie wymagało twojego dużego zaangażowania rozważ jego realizację jeszcze przed odpoczynkiem.

c/ lista zadań, których termin jest odległy, ale w trakcie twojego urlopu konieczne będzie jakieś działanie (np. wykonanie telefonu, nadanie przesyłki, itp.) – jeśli masz możliwość – te zadania deleguj.

Kolejnym krokiem jest urealnienie list, tak aby wykonanie zawartych na nich zadań było możliwe. Masz więc 3 możliwości – realizować zadanie samodzielnie przed urlopem, oddelegować lub przenieść na czas po urlopie.

Którąkolwiek drogę wybierzesz – bardzo istotne jest zapisywanie wszystkiego co się wydarzyło lub jakie decyzje zostały podjęte w kontekście spisanych zadań – dzięki temu po powrocie z urlopu łatwiej będzie ci się ponownie wdrożyć w zadania.

2. Poinformuj współpracowników i kontrahentów o urlopie

Warto to zrobić nie na kilka dni przed wypoczynkiem, ale raczej na 2 – 3 tygodnie wcześniej. Dzięki temu osoby, które będą wymagały twojej uwagi będą miały szansę odpowiednio przygotować się do rozmowy z tobą. Jednocześnie nie będą cię niepokoić w trakcie twojej nieobecności. Dobrym pomysłem jest ustawienie w stopce maila informacji o terminie najbliższego dłuższego urlopu, ale także informowanie o nim podczas spotkań w okresie przedurlopowym.

3. Deleguj

Jeśli masz możliwość przekazania części zadań do realizacji współpracownikom, skorzystaj z niej. Dobrze jednak pamiętać do pewnych zasadach. Przede wszystkim deleguj te zadania, które nie mają wysokiego priorytetu. Zachowaj dla siebie te, które zostały zlecone tobie, np. przez twojego szefa lub inną istotną osobę oraz te, których nie wykonanie będzie skutkowało poważnymi konsekwencjami. Deleguj współpracownikom, mającym odpowiednie kompetencje i czas. Pamiętaj też o tym, aby nie zasypać zadaniami jednej osoby – mogłoby to skutkować niewłaściwym wykonaniem zadań.

Warto przed urlopem zarezerwować sobie czas na spotkanie z pracownikami, którym przekazujemy zadania. Będzie to dobra okazja do przekazania szczegółów zadania, rozwiania wątpliwości i określenia priorytetu zadania. Poproś też o informację zwrotną o stanie realizacji zadania – to także ułatwi ci powrót do zawodowej rzeczywistości.

Więcej o tym jak delegować zadania możesz przeczytać tu.

4. Kontroluj sprawy, które przenosisz na czas po powrocie

Często, przed urlopem mamy tendencję to przekładania spraw na czas po powrocie do pracy. Wydaje nam się, że będziemy wtedy wypoczęci, będziemy mieć więcej energii, sił i chęci do pracy. Takie działanie może zamienić się w pułapkę jeśli nie będziemy kontrolować liczby zadań przesuwanych na później. Dlatego warto je zapisywać – dzięki temu unikniesz nadmiaru zadań w pierwszych dniach po urlopie, a twój wypoczynek nie pójdzie na marne. Warto też określić pierwszy krok do wykonania w tych zadaniach – być może okaże się on bardzo prosty lub możliwy do wykonania przez kogoś innego, dzięki czemu zadanie zostanie już rozpoczęte, a jego realizacja po powrocie z urlopu pójdzie sprawniej.

5. Zaplanuj czas na urlopie

Jeśli podczas urlopu stresujesz się tym co dzieje się w pracy i nerwowo spoglądasz na telefon oczekując jakiegoś pożaru – dobrze pierwsze dni wypełnić ulubionymi aktywnościami. Dzięki temu twój umysł zajmie się przyjemnymi sprawami i będzie ci łatwiej oderwać się od problemów zawodowych. Jeśli kusi cię, aby zadzwonić i zapytać o to jak się sprawy mają – zadaj sobie pytanie – co się stanie jeśli tego nie zrobisz. Jeśli konsekwencje nie będą poważne – porzuć ten pomysł i spokojnie odpoczywaj dalej.

Czasami może się zdarzyć, że jednak trzeba będzie poświęcić czas pracy podczas urlopu – zaplanuj wtedy konkretny dzień i przedział czasowy, w którym będziesz dostępny pod telefonem i przy komputerze. Jednak po upływie wyznaczonego czasu – wyłącz komputer i odłóż telefon – powróć do odpoczywania.

6. Zadbaj o czas na wdrożenie po urlopie

Pod koniec wakacji zwykle dopada nas „syndrom napięcia powakacyjnego”. Objawia się najczęściej problemami z koncentracją, obniżeniem nastroju, brakiem motywacji i zaangażowania, poczuciem przeciążenia obowiązkami. Mogą temu towarzyszyć bóle głowy, bezsenność czy dolegliwości ze strony układu pokarmowego. Na ogół jest to wynik tego, że czas po urlopie nie został odpowiednio zaplanowany, albo nie został zaplanowany w ogóle.

Bardzo ważne jest, aby dać organizmowi czas na przejście z trybu „wakacyjnego” w tryb „praca” – zaplanuj czas powrotu w taki sposób, aby mieć 1-2 dni na regenerację i osadzenie się ponownie w miejscu, które dobrze znasz.

Jeśli przed urlopem zrobiłeś plan na pierwsze dni w pracy – warto do tego planu na spokojnie usiąść i przeanalizować go. To, czego z pewnością nie należy robić w tym czasie – to umawianie dużej liczby spotkań. Ograniczmy je do spotkań z najbliższymi współpracownikami, podczas których zbierzemy aktualne informacje o stanie realizacji zadań.

Urlop nie musi być stresujący, jeśli odpowiednio zadbasz o swoje zadania. Być może planowanie działań przed i po urlopie na początku będzie dla ciebie trudne i nienaturalne, ale z pewnością warte wysiłku, bo przecież wypoczęty menedżer to dobry menedżer!

Pobierz check-listę rzeczy do zrobienia przed i po urlopie, żeby odpocząć w trakcie.

  • Posted by Agnieszka Dunaj
  • On 24 sierpnia 2020