Jak zwiększyć swoją efektywność menedżerską dzięki delegowaniu zadań?

Szefowie marzą, aby delegowanie zadań było proste. Chcieliby po przekazaniu zadania i wytycznych zwolnić się z odpowiedzialności i zyskać czas w swoim dniu pracy. W rzeczywistości prawie nigdy tak to nie działa. Delegowanie to wspólne zadanie, ale jeśli obie strony solidnie je wykonają, ty zwiększysz efektywność i zyskasz czas, twój  podwładny poczucie wpływu i kompetencji, a firma odpowiedzialnego pracownika.

Delegowanie to koło zamachowe efektywności szefa

Zlecanie, czyli przekazywanie określonego zakresu pracy konkretnym pracownikom to najważniejszy element cyklu kierowania ludźmi. Delegowanie powinno być codziennym i priorytetowym zadaniem każdego menedżera. Po pierwsze dlatego, żeby odciążyć siebie od operacyjnej pracy, po drugie, aby przez poszerzanie zakresu pracy i odpowiedzialności, dać pracownikom szansę na usamodzielnienie się.

Produktywne działanie bierze się z sumy wysiłków wszystkich członków zespołu, a za to odpowiedzialny jest szef. Aby realizować cele firmy menedżer, szef, właściciel codziennie powinien funkcjonować w cyklu: zlecanie zadań, monitorowanie i reagowanie na pozytywne lub negatywne zachowania pracownika. W zależności od zadania, sytuacji i potencjału pracownika, menedżer musi elastycznie rozkładać akcenty w poszczególnych etapach cyklu. To, w jaki sposób zleci zadanie, będzie miało wpływ na sposób wspierania pracownika i kontrolowania przebiegu pracy.

Kluczowe pytania przed oddelegowaniem zadania

Niezwykle istotnym elementem delegowania jest odpowiednie przygotowanie. Musisz zdecydować, jakie zadanie zostanie powierzone pracownikowi i kogo wybierzesz do jego wykonania. Zbudowanie w pracowniku poczucia odpowiedzialności za zlecone zadanie i jego rezultat w dużej mierze zależy od tego, jak zostanie ono przekazane. Z kolei dostosowanie komunikatu do podwładnego zależeć będzie od potencjału pracownika i sytuacji, w jakiej aktualnie jesteście.

Zanim przekażesz zadanie, weź pod uwagę klika czynników. Po pierwsze jako szef nadal odpowiadasz za realizację celów firmy lub zespołu, więc zabezpiecz swoje interesy i potrzeby. Zastanów się ile masz czasu na zaangażowanie się w zlecone zadanie, aby móc je monitorować, udzielać wskazówek i podtrzymywać zaangażowanie pracownika.

Po drugie oceń, ile już twój pracownik wie o projekcie lub zadaniu. Czy będzie dla niego trudne lub łatwe? Odpowiedz sobie na pytanie czy ma odpowiednie umiejętności, aby uzyskać rezultaty, na których ci zależy? Jaki jest poziom zaangażowania i wiary w siebie pracownika w odniesieniu do zleconych prac.

Istotnym czynnikiem wpływającym na oddelegowanie zadania jest również poziom obłożenia innymi obowiązkami. Trzeba wziąć pod uwagę możliwość odciążenia pracownika lub zmiany określenia priorytetów w obowiązkach.

Komunikowanie przekazania zadania – jak to zrobić dobrze?

Im bardziej precyzyjnie sformułujesz zadanie, tym łatwiej będzie przekazać je pracownikowi, a pracownikowi prościej będzie je realizować.

Niezależnie od poziomu kompetencji i zaangażowania pracownika, sprawne oddelegowanie zadania składa się z kilku kroków:

  1. Zacznij od spisania szczegółów. Skuteczne delegowanie zaczyna się od twojego zaangażowania. Chodzi o to, żeby pracownik wiedział, czego dotyczy zadanie i czego od niego oczekuje szef. Przekaż zadanie na piśmie – mailem albo w aplikacji do zarządzania zadaniami.
  2. Przejdź do omówienia tematu. Ustal spotkanie lub porozmawiaj przez telefon. Nie zaczynaj od spotkania, bo będzie ono nieproduktywne. Kiedy pracownik ma szanse zapoznać się z zadaniem wcześniej, wasze spotkanie bardziej będzie koncentrowało się na działaniach niż niepotrzebnych dyskusjach i obronie
  3. Po rozmowie wyślij notatki. Podsumuj rozmowę, aby mieć pewność, że obie strony wszystko zrozumiały i jednoznacznie interpretują uzgodnione kwestie.
  4. Monitoruj wykonanie na bieżąco, na tyle ile jest to potrzebne. Spisuj nowe informacje, bez zwłoki odpowiadaj na ewentualne pytania. Powiedz pracownikowi, aby zgłaszał ryzyka, zadawał pytania i informował o statusie realizacji zadania.

Koncentracja na zadaniach, nie na ludziach

Po przekazaniu obowiązków twoim zadaniem jest obserwować i wspierać swoich bezpośrednich podwładnych, nie dyktować im, co mają robić, ale też nie pozostawiać samych sobie. Zadania wykonywane przez pracowników są dla nich okazją do rozwoju, zdobycia nowych doświadczeń i wykazania się skutecznością. Jako szef powinieneś rozwijać ich umiejętności samodzielnego rozwiązywania problemów, tak aby mogli sami interweniować w zadaniach, za które są odpowiedzialni. Jeśli chcesz, aby twoi pracownicy czegoś się nauczyli, musisz pozwolić im popełniać błędy i szukać pomysłów, jak je naprawić. Mikrozarządzanie, czyli pokazywanie krok po kroku jak pracownik ma wykonać zadanie rozwija najmniej – pracownik nie ma szans przejąć odpowiedzialności za zadanie i mieć poczucie wpływu na swoją pracę.

Dlatego, kiedy już oddelegujesz zadania, działaj tak, aby ułatwić zespołowi wykonanie ich. Zminimalizuj uwagę skierowaną na ludzi, skoncentruj się na wskazówkach, które pomogą im kończyć zadania w terminie i zgodnie z oczekiwaniami.

Uczyń zadania widocznymi

Trudno sobie wyobrazić efektywne działanie szefa zespołu, który nie wie nad iloma zadaniami pracują jego ludzie, na jakim etapie jest realizacja tych zadań, jakie trudności mają pracownicy, żeby je sfinalizować. Aby zapanować nad mnogością zadań, które zleciłeś pracownikom musisz je gdzieś zwizualizować, zapisać. Łatwiej wtedy kontrolować postęp w zleconych zadaniach i interweniować zanim sprawa stanie się paląca.

Aktualnie mamy dostęp do wielu aplikacji mobilnych, które umożliwiają współpracę i komunikację z zespołem poprzez zadnia (np. Trello, Miro, Asana). Użytecznym wsparciem dla realizacji zadań jest system KANBAN, który opiera się na wizualizacji zadań i przepływu pracy. Zapisywanie zadań dla poszczególnych pracowników z przypisanym terminem wykonania sprawia, że ukryte prace stają się widoczne. Dzięki temu wszyscy w zespole wiedzą:

  1. kto nad czym pracuje,
  2. ile rzeczy się dzieje,
  3. jakie są potencjalne problemy w realizacji zadań.

Dzięki zwizualizowanej pracy zespołu, możesz trzymać rękę na pulsie i adekwatnie reagować, w zależności od pojawiających się potrzeb, ryzyk, trudności.

Szef jest tak silny, jak silny jest jego zespół. Owszem, delegowanie wymaga czasu, ale dzięki temu w dalszej perspektywie dywersyfikujemy umiejętności, lepiej wykorzystujemy zasoby, mamy lepszych pracowników. To nasza inwestycja. Przekazywanie nawet niewielkich zakresów obowiązków jest dla menedżera bardziej korzystne niż niesienie celów zespołu wyłącznie na swoich barkach. Przekazuj nowe zadania wszystkim pracownikom w swoim zespole. Pomożesz im się rozwinąć, a sam zyskasz w przyszłości czas na ważniejsze zadania.

Pobierz narzędzie ułatwiające delegowanie – to check-lista rzeczy, które należy wziąć pod uwagę delegując zadania.

Kliknij, aby pobrać plik

O tym, jak delegować zadania przeczytasz tutaj.

Beata Adamczyk-Nowak

  • Posted by Beata Adamczyk-Nowak
  • On 24 czerwca 2020