Porządki w czasach kryzysu

Aktualna sytuacja związana z epidemią koronawirusa to dla wielu z nas ogromny problem, niosący za sobą trudne decyzje do podjęcia, zmiany organizacji pracy i realizowanych zadań, ograniczenia w komunikacji z klientami i współpracownikami. Jednocześnie jest to okres, w którym niektórzy z nas niespodziewanie zyskują trochę przymusowego wolnego czasu. Niektóre z naszych zaplanowanych działań nie mogą zostać zrealizowane, część zadań staje się nieaktualna, a innych nie da się wykonać w home office. Zamiast koncentrować się na tym czego nie możemy zrobić, warto wykorzystać okazję by zająć się sprawami, które zwykle spychamy na nieokreśloną przyszłość.

Co możemy zrobić w najbliższym czasie, chcąc go wykorzystać na pracę? Przyszło mi do głowy kilka pomysłów, mam nadzieję, że będą dla Ciebie inspiracją do działania.

Tematem, który zwykle ląduje na końcu listy „do zrobienia” podczas realizacji codziennych obowiązków jest sprzątanie. Mając kilka luźniejszych dni warto posprzątać różne obszary związane z pracą. Co można posprzątać?

Po pierwsze: biurko!

Przestrzeń biurka i jego okolic zwykle obrasta w dokumenty, zapiski, książki, materiały biurowe itd. Przejrzyj przedmioty leżące na biurku, zalegające w szufladach i przegródkach na dokumenty. Usuń te, których nie będziesz używać. Zarchiwizuj te, których nie chcesz bądź nie możesz wyrzucić.

Po drugie, zrób porządki w komputerze.

Dobrze poukładane pliki powinny być możliwe do odnalezienia przez Ciebie maksymalnie w 30 sekund. Reorganizacja folderów, uporządkowanie pulpitu, zarchiwizowanie niepotrzebnych plików, to często realna oszczędność czasu, gdy zobowiązania zawodowe znowu wypełnią nasz kalendarz.

Po trzecie, porządki w wiadomościach e-mail, dyskach on-line czy chmurze.

Najczęściej to właśnie tam wrzucamy różne dokumenty, do których chcemy mieć zawsze dostęp. Jednocześnie rzadko do nich zaglądamy, żeby uporządkować chaos, który czasem się tam zakrada. To idealny moment na selekcję plików, które nadal są Ci potrzebne i pogrupowanie ich w odpowiednich folderach.

Porządek w dokumentach i plikach to często więcej miejsca, ale i więcej pomysłów, które tworzą się podczas ich przeglądania. Być może znajdziesz w nich materiały, które staną się inspiracją do nowych pomysłów, projektów. Zapewne też odnajdziesz dokumenty, przedmioty czy pliki, o których już dawno zapomniałeś lub kiedyś bezskutecznie ich szukałeś.

Po czwarte, porządki mogą dotyczyć także procedur i procesów w firmie.

To jest ten rodzaj porządków, do którego Cię najbardziej zachęcam. Dobrze zaplanowane, rozpisane i wdrożone po powrocie do pracy przyniosą Ci realne oszczędności czasu i energii. Proste procedury, uspójnienie procesów, stworzenie szablonów, check-listy czy instrukcji dla pracowników usprawni Waszą pracę, gdyż sprzyja efektywnemu wykorzystaniu czasu i innych zasobów. Zachęcam Cię do pochylenia się nad pytaniem o marnotrawstwa w Twojej firmie/dziale/na Twoim stanowisku pracy. Co marnotrawisz, na co tracisz niepotrzebnie czas? Jakie czynności, dokumenty, procesy można byłoby wyeliminować, uprościć, usprawnić, by nie tracić cennych zasobów? Wyeliminowanie marnotrawstw i wykorzystanie potencjału Twojego zespołu są łatwiejsze, gdy wewnętrzne procedury sprawnie działają. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym wpisie Jak być bardziej efektywnym?

Po piąte, porządkowanie wiedzy i kompetencji.

Należysz do osób, którym brakowało czasu na czytanie prasy i literatury branżowej, przeglądanie ciekawych stron internetowych, aktualizację wiedzy? Ten przymusowy przestój jest idealnym czasem na uzupełnienie tych zaległości.  Jeśli dodatkowo oszczędzasz czas, gdyż obecnie nie musisz codziennie dojeżdżać do pracy – to jest idealny moment by podnieść kompetencje i nauczyć się czegoś nowego. Wiele firm szybko dostosowało się do potrzeb rynku – wystarczy wejść na Facebooka lub LinkedIn by znaleźć morze propozycji rozwoju kompetencji bez wychodzenia z domu. Zdobywanie wiedzy on-line jest teraz proste i atrakcyjne. Ogromny wybór możliwości na co dzień może przytłaczać, ale być może to właśnie jest dobry moment, żeby znaleźć coś idealnie dopasowanego dla Ciebie? Możesz też wykorzystać moment, aby popracować z coachem czy trenerem. Coaching lub indywidualne szkolenie przez Internet może w krótkim czasie nie tylko podnieść Twoje kompetencje, ale i ułatwić nabycie nowych nawyków oraz zwiększyć Twoją efektywność.

Na każdą sytuację, nawet trudną, można patrzeć z różnych perspektyw. Każdy słyszał o szklance, która jest do połowy pełna lub pusta. Jaka jest Twoja? I czym zdecydujesz się ją napełnić?

Dorota Gdowska-Żółtowska

  • Posted by Silleo
  • On 19 marca 2020
Tags: efektywność, home office, porządkowanie biurka