Jak zarządzać pracą zdalną zespołu?

Praca zdalna niejednokrotnie jest wyzwaniem – nie tylko dla członków zespołów, ale także dla ich menedżerów. Nie ma możliwości bezpośredniego nadzoru, utrudniona jest komunikacja i wspólna praca nad zadaniami. Jak zorganizować pracę swoich pracowników w systemie zdalnym, tak aby była efektywna i motywująca? Oto kilka najważniejszych zasad.

Zorganizuj kanały komunikacji

Największym wyzwaniem w sytuacji, gdy twój zespół pracuje zdalnie jest pozostawanie w bieżącym kontakcie. Stały przepływ informacji między tobą a twoimi pracownikami pozwoli ci na monitorowanie postępów w realizacji zadań, reagowanie na występujące trudności i wsparcie pracowników. Aby było to możliwe, ustal jasne zasady komunikacji oraz wybierz narzędzia, z których twój zespół będzie korzystał.

Jednym z podstawowych sposobów jest oczywiście telefon lub e-mail – sprawdza się doskonale, szczególnie gdy mamy do przekazania krótką informację. Jednak dobrze, aby każda, nawet najkrótsza informacja została gdzieś zapisana. Tu z pomocą przychodzą menedżerom narzędzia do zarządzania pracą projektową i pracą zdalną. Można skorzystać z tych bezpłatnych – np. Trello lub płatnych, takich jak Asana, Planner (część Office 365). Dają one możliwość przydzielania zadań poszczególnym członkom zespołu, określanie terminów, dodawania plików i komentarzy. Zastosowanie się do zasady, że każda informacja dotycząca realizowanych przez zespół projektów lub procesów jest ważna i należy ją zapisać, ułatwi zarządzanie pracą z wykorzystaniem tych programów.

Jeśli twój zespół pracuje na tych samych plikach – zadbaj o wspólny dysk, na którym zamieszczone będą wszystkie niezbędne pliki.

Nie zapominaj także o regularnych spotkaniach online zespołu. Mogą to być spotkania organizowane 1 raz w tygodniu, kiedy omawiacie zadania zrealizowane w poprzednim tygodniu i te zaplanowane na kolejny. Mogą to być też codzienne, krótkie odprawy, podczas których członkowie zespołu na bieżąco informują się o statusie realizowanych zadań, ewentualnych problemach i potrzebach z nimi związanych.

Zadbaj o ochronę danych

Dane – nie tylko osobowe, ale także o klientach i kontrahentach gromadzone w firmach powinny być ściśle strzeżone. Praca zdalna to sytuacja, w której poufność danych może być potencjalnie zagrożona. Istotne jest, aby pracownicy, korzystając z Internetu, nie logowali się do niezabezpieczonych sieci otwartych. Jeśli pracują poza swoim miejscem zamieszkania (np. w kawiarni czy przestrzeni coworkingowej) komputer powinien być tak ustawiony, aby dane wyświetlane na ekranie nie były widoczne dla osób niepowołanych, ale także kamer monitoringu. Należy też zadbać o procedurę szyfrowania plików zawierających strzeżone dane oraz przenoszenia danych na nośnikach przenośnych (dyski zewnętrzne i pamięci USB).

 

Wyznacz jasne cele i zadania

Wielu menedżerów obawia się, że dyscyplina pracy, w przypadku zespołu zdalnego będzie niższa, co wpłynie na opóźnienia w realizacji zadań. Sposobem, aby tego uniknąć jest precyzyjne określenie celów zespołu i zadań do zrealizowania. Każde zadanie powinno zostać opisane i posiadać swojego „właściciela” – osobę za nie odpowiedzialną oraz termin, do którego zostanie zrealizowane. Pułapką może być zakładanie, że pracownik posiada wszystkie niezbędne informacje, a nasz opis jest precyzyjny i jasny. Poproś o informację zwrotną – zapytaj, jak pracownik zrozumiał swoje zadanie i sprawdź, czy wie, jak je wykonać. Pomoże to uniknąć nieporozumień i marnowania czasu pracowników na wykonywanie zadań niezgodnie z oczekiwaniami.

Zadbaj także o to, aby zachowane zostały godziny pracy pracowników – by w miarę możliwości nie pracowali po wyznaczonych godzinach. Wymaga tego higiena pracy, która jest szczególnie ważna w pracy zdalnej.

 

Zastosuj model 5W2H

Model 5W2H to model stosowany do zlecania zadań. Warto przed oddelegowaniem zadania upewnić się, że pracownik otrzymał wszystkie niezbędne informacje:

W – What? Co trzeba zrobić? Jakiej sprawy dotyczy przekazywana informacja?

Ważne, aby przekazać wszystkie niezbędne informacje, ale bez zbędnych szczegółów – przeładowanie odbiorcy nieznaczącymi informacjami spowoduje chaos komunikacyjny i może wpłynąć negatywnie na zrozumienie zadania.

W – Who? Kto ma wykonać zadanie, komu przekazać wynik zrealizowanego zadania, z kim współpracować?

Zastanów się czy jest ktoś kto posiada niezbędne dla realizacji zadania informacje, być może jest ktoś kto już podobne zadanie wykonywał i może służyć wsparciem. Kogo pracownik ma poinformować o tym, że ukończył zadanie?

W – Where? – miejsce wykonania, dokąd wysłać wiadomość, gdzie przekazać informacje?

Jeśli miejsce wykonania pracy jest inne niż standardowe należy o tym poinformować pracownika, jeśli to konieczne zadbaj o to, aby pracownik miał pełne dane o lokalizacji (dokładny adres, nr pokoju).

W – When? – jaki jest termin realizacji zadania?

To informacja nie tylko dla pracownika, ale także dla osoby zlecającej zadanie – wskazuje czas, kiedy należy skontrolować wykonanie zadania. Należy jednak pamiętać o tym, że w międzyczasie jako menedżer powinieneś zadanie monitorować, tzn. pozyskać informacje o stanie wykonania zadania.

W – Why? – dlaczego zadanie jest ważne?

Znajomość kontekstu zadania, tego w jaki sposób wpływa na realizację większych zadań i celów firmy powoduje, że motywacja pracownika rośnie.

H – How? – w jaki sposób ma być wykonane zadanie, jakie będą niezbędne środki, jakie trudności mogą się pojawić i jak je przezwyciężyć? Przekazanie tych informacji poszerza perspektywę pracownika i powoduje, że chętniej do tego zadania przystąpi i łatwiej sobie z nim poradzi.

H – How much? – jakie będą koszty tego zadania? Mowa tu o koszcie w postaci czasu, niezbędnych środków (np. zaangażowanego sprzętu), ale także jeśli to uzasadnione – można przekazać informację o angażowanych środkach pieniężnych.

Zastosowanie tego modelu nie tylko uporządkuje twoją pracę, jako menedżera, ale także sprawi, że pracownik będzie czuł się pewniej wykonując zlecone zadanie. Wpłynie to też na zmniejszenie ilości popełnianych błędów czy konieczności korygowania, a co za tym idzie usprawni pracę na odległość w  twoim zespole.

Nawet jeśli zarządzanie zdalną pracą zespołu jest dla ciebie nowością – warto do niej podejść jak do szansy na rozwój w zakresie współpracy na odległość, komunikacji w utrudnionych warunkach, planowania i realizacji zadań. Z pewnością, jeśli właściwie się do tego przygotujesz, będzie to czas nie mniej owocny niż praca twojego zespołu w biurze.

Agnieszka Dunaj

  • Posted by Agnieszka Dunaj
  • On 18 marca 2020