Jak efektywnie pracować podczas home office?

Przed nami czas pracy zdalnej. Nie każdy jej doświadczył wcześniej i nie każdy jest do niej przygotowany. Wykorzystaj ten czas na doskonalenie własnej efektywności. Przedstawiamy kilka podstawowych wskazówek, które pomogą zwiększyć twoją produktywność.

Zorganizuj swoje miejsce pracy

Zaaranżuj swoje stanowisko tak, abyś miał dostęp do wszystkich potrzebnych ci materiałów i urządzeń. Pomoże ci to pracować w skupieniu i nie odrywać się od zadań, gdy będziesz potrzebował drukarki czy dokumentów z segregatora. Zminimalizuj możliwość rozpraszania się – wybierz miejsce oddalone od ciągu komunikacyjnego w twoim domu, aby twoi bliscy nie odrywali cię od pracy. Unikaj pracy w miejscach, które kojarzą ci się z odpoczynkiem – łóżka, wygodnego fotelu, sofy. Umów się ze swoimi domownikami, na jakich zasadach pracujesz. Uprzedź ich, że twoja obecność w domu nie oznacza, że masz wolne i możesz w każdej chwili być do ich dyspozycji.

Planuj zadania w kalendarzu

Planowanie pozwoli ci kontrolować wszystkie powierzone ci zadania. Wyznaczaj czas na ich wykonanie i zrób rezerwację w kalendarzu. Poczujesz, że masz kontrolę nad swoimi obowiązkami, a to z kolei  wpłynie na wzrost motywacji do działania. Jeśli zarządzasz zespołem, pamiętaj o zaplanowaniu spotkań on-line. Twoim priorytetem powinno być codzienne krótkie spotkanie z zespołem, delegowanie i monitoring zadań, dzięki czemu sprawisz, że tematy będą przesuwały się do przodu. Ty i twoi pracownicy będziecie mieli poczucie wspólnego działania i koncentrowania się na wyznaczonych celach. Przestrzegaj godzin pracy, nie rozwlekaj zadań na cały dzień, twój komputer nie musi być włączony przez całą dobę.

Działaj tak, jakbyś wychodził do pracy

Utrzymuj te same rytuały, które stosujesz na co dzień rano przed wyjściem z domu. Wypij kawę, zjedz śniadanie, weź prysznic, ubierz się i rozpocznij pracę o tej samej godzinie, co w twoim miejscu pracy. Łatwiej będzie ci wejść w tryb: praca.

Unikaj pożeraczy czasu

Śledząc najnowsze doniesienia na portalach informacyjnych, czytając posty na Facebooku, można stracić wiele godzin. Kiedy siedzisz w domu, tym bardziej kuszące jest poddanie się fali napływających informacji. Im częściej odrywasz się od pracy tym trudniej skoncentrować się na niej i doprowadzić zadanie do końca. Pamiętaj, że działanie, które rozpoczęliśmy jest trudniej zahamować niż te, które jeszcze nie rozpoczęło się. Dlatego umów się z sobą, że pracujesz określony odcinek czasu, np. 30 min. a potem dajesz sobie 5 minut na odpoczynek – zrobienie sobie kawy, posłuchanie ulubionego utworu, telefon do bliskiej osoby.

Korzystaj z nowych technologii

Jeśli do tej pory nie korzystałeś z rozwiązań technologicznych – teraz jest najlepszy moment, żeby zacząć. Dzięki aplikacjom do zarządzania zadaniami większość wspólnych projektów można realizować asynchronicznie. Łatwiej przypisywać pracownikom zadania, monitorować je, udzielać pomocy w ich wykonaniu. Przetestuj łatwo dostępne narzędzia, np. Trello, Nozbe czy Google Keep, które pomagają w porządkowaniu zadań, organizacji i planowaniu. Wizualizacja zadań sprawia, że ukryte prace stają się widoczne. Dzięki temu wiesz: kto nad czym pracuje, nad czym sam pracujesz, ile rzeczy się dzieje, gdzie są potencjalne problemy.

Przygotujmy się na to, że w najbliższym czasie home office stanie się elementarnym sposobem działania pracowników. Popatrzmy na to jak na możliwość zdobycia nowych kompetencji, zwiększenia własnej elastyczności i umiejętności adaptacji do zmian. Najtrudniejsze są początki, przystosowanie się do nowej sytuacji. Dlatego warto opracować swój plan działania i codziennie się go trzymać. Po kilku dniach poczujesz się bardziej komfortowo w nowych okolicznościach i być może docenisz, że taka praca ma wiele zalet.

Jeśli jesteś menedżerem, być może zainteresuje cię jak zarządzać pracą zdalną zespołu. Wpis na ten temat znajdziesz tutaj.

Beata Adamczyk-Nowak

  • Posted by Beata Adamczyk-Nowak
  • On 14 marca 2020
Tags: home office, motywowanie pracowników, zaangażowanie, zarządzanie zespołami