Być bardziej efektywnym. Czyli jak wykorzystać dobę na 100%?

 

W dzisiejszym świecie, w czasach, kiedy marzeniem wielu osób jest wydłużenie doby do czterdziestu ośmiu godzin, najlepiej mają się ci, którzy minimalizują liczbę rozpraszaczy oraz skupiają się na jak najintensywniejszym wykorzystaniu czasu. Zdarza się, że pomimo usilnych starań zamiast przygotowania umowy do klienta, czwarty raz przeglądamy facebookową tablicę. Jak poradzić sobie z odkładaniem spraw na później? Jak być bardziej efektywnym? Co robić, żeby zajmować się sprawami od razu?

Zasada Pareto czyli określ, co warto robić, a czego nie

Czy znasz zasadę 80/20? Jest to jedna z najważniejszych reguł, jaką zwykle stosują osoby osiągające sukces w życiu zawodowym. Zasada Pareto mówi o tym, że jedynie dwadzieścia procent (20) wszystkich naszych działań przekłada się aż na osiemdziesiąt procent (80) efektów, które chcemy osiągnąć. Pracując, często skupiamy się na błahostkach, które sprawiają, że czas przepływa nam przez palce, a znaczących efektów naszych starań niestety nie widać. Jak to zmienić? Spróbuj odpowiedzieć na pytanie: które 20% moich działań generuje najwięcej efektów? Już wiesz?

Przedstawię to na przykładzie handlowca. Posiada on bazę dziesięciu klientów. Na obsługę ośmiu z nich poświęca około 24 godzin, zaś na pozostałych dwóch – tylko dwie godziny. Tych dwóch klientów przynosi mu 80% dochodów, zaś ośmiu – tylko 20%. Jak handlowiec mógłby wykorzystać w swojej pracy zasadę Pareto? Jak mógłby zwiększyć swoje zyski? Na przykład poprzez znalezienie dodatkowych dwóch takich klientów, na których obsługę poświęci dwie godziny, a którzy będą generować podobne przychody, co poprzedni dwaj.

Czy naprawdę musisz robić wszystko? Czyli jak skupić się najważniejszym?

Oprócz zasady Pareto jest kilka innych cennych zasad, których stosowanie może nas przybliżyć do osiągania większej produktywności w ciągu dnia.

Pierwszą jest delegowanie zadań. Często menedżerowie, otrzymują setki wiadomości – ich czytanie zabiera im mnóstwo czasu – czasu, który można spożytkować inaczej. Spowalnia to ich pracę, dekoncentruje, często frustruje, nie mówiąc już o tym, że niejednokrotnie muszą zostawać po godzinach. Doświadczenie w pracy coachingowej z menedżerami pokazuje, że większość e-maili w ogóle nie powinna do nich trafiać. Jak poradzić sobie z takim obciążeniem?

W pierwszej kolejności oddziel maile, które dotyczą twojego działu lub zakresu obowiązków – reszta może zostać przeniesiona do osobnego folderu. Jeśli nadal ilość wiadomości jest przytłaczająca warto podzielić się obowiązkami ze współpracownikami – np. część osób może odpowiadać na e-maile dotyczące konkretnego projektu, a inni pracownicy mogą zajmować się tematami dotyczącymi nowych klientów.

Jeśli będąc menedżerem masz możliwość zatrudnić asystenta, warto rozważyć tę opcję. Taka osoba  odciąży cię z czasochłonnych czynności, które nie wymagają posiadania kompetencji menedżerskich i mogą być realizowane przez osobę z mniejszym doświadczeniem. Asystent bądź współpracownik także przejmie prostsze działania operacyjne, którymi menedżer nie musi zaprzątać sobie głowy. Dzięki temu będziesz mógł skupić się na istotniejszych zadaniach.

Co jeśli masz tylko 2 minuty?

Kolejnym sposobem zwiększenia efektywności jest wykonywanie od razu tych zadań, na które poświęcimy nie więcej niż 2 minuty. Jest to zasada polecana przez Davida Allena (można o niej przeczytać w książce „Getting Things Done: Sztuka bezstresowej efektywności”), zgodnie z którą czynności krótkie powinniśmy wykonywać od razu, ponieważ tworzą one w naszej głowie tzw. otwarte pętle, o których cały czas pamiętamy, a nic z nimi nie robimy. Powstaje uczucie niepokoju, przytłoczenia liczbą zadań. Dzięki odpisaniu na maila od razu, odłożeniu dokumentacji klienta na miejsce, będziemy mogli przejść do kolejnych zadań – kolejne drobne zadania nie będą się nawarstwiać, co będzie największym motywatorem w naszej pracy. Dlaczego? Ponieważ od razu zobaczymy efekty.

Małe zmiany – duży sukces

Jak widać warto zaczynać od małych rzeczy, gdyż to właśnie one przybliżają nas do sukcesu. Pamiętaj, żeby w pracy od razu zaadresować kopertę z dokumentami do klienta oraz skupić się na wykonywaniu tych 20% zadań, które przynoszą 80% zysków. Zobaczysz, że doba ma wystarczającą liczbę godzin i nawet wystarczy Ci czasu na wypoczynek. Jeśli czujesz, że samo poznanie wskazówek zwiększających efektywność jest dla Ciebie niewystarczające i nie wiesz, jak zrobić pierwszy krok, warto wziąć udział w dobrym szkoleniu z Zarządzania czasem. Jestem pewna, że efekty będą widoczne niemal od razu.

Aleksandra Dudko

  • Posted by Silleo
  • On 16 października 2019
Tags: efektywność, GTD, wyzwania dla biznesu, zarządzanie czasem