5 sposobów na krótkie i efektywne zebrania zespołów

Zebrania firmowe – dla jednych zmora, dla innych przyjemność, niewątpliwie są jednym z ważniejszych narzędzi zarządzania pracami zespołów. Niewłaściwie prowadzone, są traktowane przez pracowników jako przykra konieczność i strata czasu. Jednak jeśli będziemy trzymać się kilku prostych zasad, mamy spore szanse na to, aby uczynić z zebrań nie tylko sposób na osiąganie celów operacyjnych naszej organizacji, ale także na inspirowanie, motywowanie i integrowanie pracowników. Jak to zrobić? Oto 5 sposobów na krótkie i efektywne zebrania zespołów.

1. Regularna wymiana informacji między pracownikami

Zebraniom organizowanym od wielkiego dzwonu często towarzyszy pokusa upchnięcia w nich wszystkich spraw, które nagromadziły się od ostatniego spotkania. Zapewne pojawiać się będą dygresje i chęć podzielenia się ważnymi wieściami, które niekoniecznie będą wiązały się z tematem zebrania. Z tego względu warto pomyśleć o sposobie na regularną wymianę informacji między pracownikami na temat tego co aktualnie się u nich dzieje, przed jakimi stoją wyzwaniami i z jakimi problemami się borykają. Nie muszą to być ściśle zebrania, wystarczy rytuał spotkania „przy kawie”, gdzie w swobodnej atmosferze pracownicy będą mogli wymienić wieści. Jednym z takich sposobów są, coraz bardziej popularne, spotkania na stojąco. Ta formuła sprawia, że uczestnicy takich zebrań wypowiadają się zwięźle, nie mają tendencji do zbędnej polemiki, a przez to są one krótsze i bardziej efektywne.

2. Jasny cel to podstawa

Solidne przygotowanie się jest kluczem do sukcesu każdego zebrania. Jeśli ten etap będzie przeprowadzony dobrze, z pewnością zwiększy prawdopodobieństwo efektywności. Zastanów się co chcesz osiągnąć przez spotkanie? Być może szukasz nowego pomysłu lub rozwiązania jakiegoś problemu? Chcesz, by członkowie zespołu podzielili się swoją specjalistyczną wiedzą w zakresie problemu, nad którym aktualnie pracujesz? Trzeba podjąć decyzję?

Odpowiedz na pytania – kto powinien wziąć udział w takim zebraniu i jakie oczekiwania wobec do tej osoby będziesz mieć. Często popełnianym błędem jest zapraszanie na zebrania osób, które nie będą w stanie przyczynić się do zrealizowania celu, a są obecne po to, aby być świadkiem rozmów. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest wysłanie wszystkim notatki ze spotkania, informującej o jego efektach, z ewentualnym zapytaniem o sugestie.

3. Zdecyduj, ile czasu potrzebujesz

Kolejną rzeczą, jaką należy wziąć pod uwagę planując spotkanie jest czas. Czas jest zależny od celu spotkania i złożoności tematu. Zebrania, których celem jest przekazanie informacji powinny być krótkie. Ważne, aby zapewnić uczestnikom materiały, do których będą mogli sięgnąć, aby pogłębić wiedzę. Zapewnij także możliwość zadawania pytań. Spotkania dotyczące kwestii dyskusyjnych będą wymagały nieco więcej czasu. W takim przypadku, należy wystrzegać się pokusy omówienia wszystkiego naraz. Gdy problem jest rozbudowany, dobrze podzielić go na mniejsze zagadnienia i zorganizować dla każdego z nich osobne spotkanie. Dzięki temu łatwiej będzie trzymać się tematu, wyłapywać i zamykać wątki dygresyjne.

Poinformuj zaproszone osoby o tym, ile czasu zajmie spotkanie i bezwzględnie trzymaj się tej deklaracji.

4. Agenda – rzecz święta

Agenda ma służyć nie tylko Tobie – organizatorowi zebrania – ale także jego uczestnikom. Trzymaj się ram czasowych. Opóźniające się spotkania często wywołują efekt domina i dezorganizują pracę. Warto pamiętać, że koncentracja osób na zebraniu spada na około 10 minut przed jego planowanym końcem. Lepiej w takiej sytuacji zamknąć wątek i zaproponować kontynuację w innym terminie.

Trzymanie się agendy znacznie ułatwia osiągnięcie zamierzonych efektów zebrania, a także dyscypliny czasowej.

W agendę wpisz cel, godzinę, czas trwania, etapy zebrania wraz z przypisanymi do nich „prelegentami”. Nie później niż 3 dni przed spotkaniem prześlij ją uczestnikom, dołącz do niej ewentualne materiały, z którymi mieliby się zapoznać.

5. Podsumowanie zebrania i podział zadań

Nie ma nic gorszego niż kilkugodzinne zebranie, z którego nic nie wynika. Aby nie dopuścić do takie poczucia zadbaj o podsumowanie zebrania. Może mieć ono formę informacyjną – co zostało powiedziane i ustalone, można też podzielić zadania, z przypisaniem ich do konkretnych osób, uszczegółowić je, dodać datę graniczną wykonania zadania. Podsumowanie koniecznie przekaż uczestnikom zebrania. Ważne jest to co nastąpi po nim – czy zadania zostaną wykonane, czy otrzymane informacje wpłyną na pracę osób biorących udział w spotkaniu. Śledzenie stanu wykonania zadań będzie prawdziwym testem efektywności zebrania.

Dobrze zaplanowane i poprowadzone zebrania mogą stać się doskonałym narzędziem do osiągania celów organizacji, wymiany informacji i myśli, miejscem inspiracji i motywacji. Powyższe pięć sposobów na krótkie i efektywne spotkania zespołów z pewnością dają szansę na odczarowanie złej opinii zebrań w firmach i na zyskanie przydatnego narzędzia zarządzania pracą zespołów.

Agnieszka Dunaj

Zachęcamy do zapoznania się także z innymi tematami z zakresu psychologii biznesu na naszym blogu. w przypadku pytań zapraszamy do kontaktu.

  • Posted by Agnieszka Dunaj
  • On 8 marca 2018